Agent, Régulation de la pension

Description de l'emploi

Le titulaire du poste est chargé d’assister le gestionnaire, Régulation de la pension, pour assurer que les aspects de la gouvernance réglementaire du Régime de retraite de Postes Canada sont respectés et intégrés à la responsabilité fiduciaire de Postes Canada. L’agent, Régulation de la pension, est précisément responsable de participer à la planification et au soutien des opérations du Conseil consultatif des pensions (CCP), du groupe de travail pour les communications et consultations (groupe C et C), du Comité consultatif de placement et des comités du Conseil d’administration responsables des questions relatives aux pensions, dans un environnement hautement réglementé et où les délais sont critiques. Il contribue à assurer que les différentes règles de gouvernance sont suivies en conformité avec les mandats et les protocoles. Il effectue des recherches sur des enjeux liés à la gouvernance réglementaire, et participe à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques et de procédures liées à la gouvernance et aux réglementations en matière de pensions, afin de faciliter la prise de décisions au sein des comités, d’assurer le respect des politiques de gouvernance applicables et d’améliorer l’efficacité globale des diverses opérations des comités et conseils. Il soutient également la planification des processus électoraux du CCP et du groupe C et C.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’agent, Régulation de la pension.

• Participer à la planification et à l’élaboration de matériel servant à soutenir le vice-président, Caisse de retraite, et directeur des placements, durant les réunions du CCP, du groupe C et C, du Comité consultatif de placement et des comités du Conseil d’administration pour les questions relatives aux pensions.
• Rédiger des résolutions de comité de nature régulière; réviser et corriger des aperçus, des résumés, des notes d’information et des notes de service, tout en contribuant à la rédaction de tels documents, qui doivent être revus et approuvés par les comités du Conseil d’administration et les comités et conseils consultatifs particuliers. Prendre des notes en tant que secrétaire rapporteur et, au besoin, rédiger des ébauches de procès-verbaux lors de réunions du comité et du conseil consultatifs relevant de ses fonctions.
• Mener des recherches ainsi que recueillir et présenter des renseignements relatifs à la gouvernance du Régime de retraite et à des enjeux en matière de régulation pour les gestionnaires et le directeur du Service des pensions ainsi que pour les présidents des comités et conseils consultatifs particuliers, ou le Secrétariat général.
• Coordonner les activités et les processus administratifs du CCP et du groupe C et C, ce qui comprend la préparation de l’ordre du jour, la logistique des réunions, le respect du quorum, le suivi des étapes importantes dans les décisions et la prise de notes en conformité avec les mandats et les protocoles des comités. Traiter l’ensemble des communications liées aux membres du CCP et du groupe C et C.
• S’assurer du bon déroulement des opérations des différents comités et conseils, ce qui comprend la coordination de l’expédition des points à l’ordre du jour, le soutien pour l’affichage de matériel pour les comités du Conseil d’administration, le maintien des échéances et des horaires ainsi que le fait de veiller à ce que les points soient revus et approuvés en conséquence, dans un environnement où les délais sont critiques.

Responsabilités professionnelles (suite)

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de procédures administratives et de processus pour les comités afin de faciliter la prise de décisions au sein de ceux-ci, dans un environnement où les délais sont critiques et où l’on a à traiter des renseignements hautement confidentiels; assurer le respect de la gouvernance et des réglementations qui s’appliquent en matière de pensions; et améliorer l’efficacité globale des diverses opérations des comités et conseils.
• Examiner et mettre à jour toutes les échéances et tous les processus relatifs à l’élection au Conseil consultatif des pensions, et soutenir le gestionnaire dans la mise en œuvre des étapes pour la coordination des élections, en collaborant étroitement avec le fournisseur de services de vote électronique. Contribuer à la préparation des trousses de mise en candidature et de vote; à la mise sur pied des options de vote électronique en ligne et de vote téléphonique, en collaboration avec le fournisseur de services; et au traitement des votes.
• Tenir à jour un système de registres au sujet du matériel des réunions et des procès-verbaux du CCP, du groupe C et C et du Comité consultatif de placement, tout en veillant à ce que les registres soient exacts et les renseignements confidentiels protégés.
• Examiner les demandes d’indemnité pour frais de déplacement des membres du CCP et du groupe C et C, et apporter tous les ajustements nécessaires pour faire en sorte que les frais admissibles soient facturés au fonds.
• Entreprendre des mandats et projets spéciaux, et offrir un soutien au groupe Service des pensions au besoin.

Critères d’admissibilité

Formation

• Diplôme d’études postsecondaires, de préférence dans un domaine connexe, OU une combinaison d’expérience professionnelle et de formation équivalente.

Expérience

• Une à trois années d’expérience fonctionnelle pertinente.

Autres exigences

• Excellentes compétences en informatique et maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.
• Solides compétences en communication, en analyse et en service à la clientèle.
• Bilingue français/anglais BB/BB.

Autres informations