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Titre du poste:  Adjoint(e) de direction

Lieu de travail: 

Montréal, QC, CA

Emplacement(s) supplémentaire(s):  Saint-Laurent, Montreal, St-Laurent
Type d'emploi:  Temps plein
Exigences linguistiques:  Bilinguisme impératif (BBBB)
Numéro de poste:  134841
Détails d'emploi: 

Numéro de la demande d’emploi : 134841 
Fonction administrative : Soutien administratif 
Ville principale : Montréal 
Emplacement(s) supplémentaire(s) : Saint-Laurent, Montreal, St-Laurent 
Province : Québec 
Type d’emploi : Temps plein 
Statut d’emploi : Permanent 
Exigences linguistiques : Bilinguisme impératif (BBBB) 
Classification et niveau d’employé : CPXMA01
Nombre de postes vacants : 1 

Description de l'emploi

Le titulaire du poste offre un soutien administratif complet pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation du directeur et agit en tant que personne-ressource en matière d’information et de communications pour les employés, les représentants syndicaux, les clients ainsi que la direction locale, régionale et nationale à Postes Canada.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de coordonnateur administratif.

 

  • Collaborer avec les autres membres de l’équipe. Veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des tâches principales en établissant le calendrier de production et de livraison, en préparant le matériel, en prenant note des progrès réalisés et en assurant le suivi auprès des intervenants clés. Les activités comprennent notamment l’établissement des calendriers des congés, les entrées dans le SAP, la correspondance présidentielle et les demandes adressées à l’ombudsman.

 

  • Exercer le pouvoir qui lui est délégué de gérer le compte de courrier électronique du directeur. Procéder à l’ouverture et au tri des fichiers électroniques, en assurer la gestion et en établir la priorité, en plus de donner suite aux demandes de renseignements généraux et autres provenant du personnel. Faire suivre des courriels ou le courrier reçu qui nécessitent une réponse d’un employé expert dans le domaine concerné.

 

  • Créer des calendriers de réunions et de projets pour le directeur, ce qui comprend la coordination du calendrier principal par la réception et l’examen des demandes liées à l’horaire, la gestion des calendriers, la prise de rendez-vous, l’établissement du calendrier des réunions et le repérage des conflits d’horaire éventuels.

 

  • Tenir à jour un système de classement principal (électronique ou papier) pour le bureau, ce qui comprend la correspondance, le paiement des factures, les registres de congés, le remboursement des dépenses, les renseignements généraux à des fins d’archivage et de récupération.

 

  • Se charger des réservations de voyage pour le directeur et d’autres membres de l’équipe. Planifier les itinéraires et préparer au retour des voyageurs les rapports sur les frais de déplacement. Aider à préparer les documents d’information, s’il y a lieu.

Responsabilités professionnelles (suite)

  • Participer à la gestion du budget du bureau, ce qui comprend la comptabilité, la tenue de dossiers et les rapports. Acheter les fournitures de bureau de base et confirmer la réception des achats. Examiner toutes les demandes de remboursement des frais et vérifier que divers éléments respectent les renseignements relatifs au plan comptable de la Société. Préparer des rapports en vue de leur autorisation de paiement.

 

  • Fournir du soutien au directeur en collaborant à la rédaction de courriels et à la préparation de communications écrites. S’acquitter de diverses tâches de bureau comme répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, faire des photocopies, envoyer des télécopies, traiter des demandes de paiement et tenir à jour un système de classement principal.

 

  • Coordonner les activités et les documents relatifs aux réunions, aux conférences téléphoniques et aux conférences régionales dans lesquelles le directeur joue un rôle central. Préparer les programmes, la logistique et les communications relatives aux préparatifs, et, au besoin, préparer et distribuer les procès-verbaux, y compris le suivi auprès des chefs pertinents relativement aux mesures de suivi en suspens. Organiser les exigences liées aux réunions, comme les salles de conférence, les services de traiteur, le matériel audiovisuel et autres.

 

  • Participer à des tâches visant à mieux faire comprendre l’organisation, notamment en remettant en question les idées reçues. Participer à des activités de formation et de perfectionnement professionnel afin d’accroître l’efficacité et d’acquérir de nouvelles connaissances. Au besoin, offrir de la formation et de l’orientation aux nouveaux employés.

 

  • Préparer et entreprendre des projets spéciaux et en assumer la responsabilité conformément aux exigences du supérieur hiérarchique et selon les besoins de la direction.

Critères d’admissibilité

Formation

  • Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale).
  • La réussite de cours postsecondaires (collège ou université) pourrait être exigée.

 

Expérience

  • 2 à 5 années d'expérience dans un poste de support administratif.

 

Autres exigences

  • Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Access.
  • Capacité d’utiliser des appareils comme des ordinateurs de bureau, des télécopieurs, des photocopieurs, des numériseurs et des systèmes téléphoniques et de vidéoconférence.
  • Excellentes compétences en rédaction.
  • Excellentes compétences pour l’organisation, l’établissement des priorités et la gestion du temps.
  • Capacité de composer avec des délais serrés et souvent imprévisibles ou conflictuels.

Autres informations

  • Ce poste requiert le bilinguisme de niveau intermédiaire (BBBB) à l'oral et l'écrit.

 

Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.

 

Équité en matière d’emploi

Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences. 

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes vivant avec un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.


Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.


Mesures d’adaptation

Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation.  Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.


Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.


Nos comportements propres au leadership :
Prise de décisions – Champion de l’organisation qui prend des risques calculés et des décisions prudentes et logiques au sujet de questions actuelles, des occasions futures et des exigences en matière de ressources en temps opportun et de façon réfléchie, qui cadrent avec les intérêts supérieurs de la Société.
Responsabilisation – Personne qui vise l’excellence en matière de rendement, qui assume les décisions et les mesures prises et tient les subalternes directs responsables, mais qui tire aussi des leçons de ses erreurs lorsque les résultats prévus ne sont pas atteints.
Orientation commerciale – Personne proactive qui comprend la nature concurrentielle des activités de l’entreprise et qui s’engage à assurer la viabilité de l’entreprise grâce à un excellent service à la clientèle et à de nouvelles occasions d’affaires.
Exécution – Personne motivée et ayant des objectifs qui agit avec un sentiment d’urgence et atteint ses objectifs à temps et selon le budget, en gérant efficacement les défis et les situations ambiguës.
Leadership – Excellent communicateur et chef qui incite l’engagement des autres, les motive et les inspire dans le but d’atteindre les résultats et qui encourage l’épanouissement personnel et la recherche de meilleures façons de faire les choses.


Nos valeurs

Nous sommes conscients que la diversité fait partie intégrante de ce que nous sommes en tant qu’entreprise, de la façon dont nous exerçons nos activités et de notre vision de l’avenir. Nous sommes convaincus qu’attirer, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre qui reflète la diversité du Canada est essentiel à notre succès parce qu’il s’agit d’une priorité pour toutes les collectivités et les clients que nous desservons. 

Les valeurs de Postes Canada reflètent les principes, les croyances et les aspirations qui guident notre comportement et façonnent notre culture.

Sécurité – Nous nous engageons à assurer un environnement sain et sécuritaire pour toutes les parties intéressées.
Clients – Nous servons les Canadiens avec fierté et passion.
Respect – Nous nous traitons mutuellement avec équité et respect.
Intégrité – Nous agissons de manière responsable et avec intégrité.
Transformation – Nous innovons et nous nous transformons pour connaître du succès sur le marché.

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