1. Énoncé de politique

Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels d’un employé ou ses relations portent atteinte ou semblent porter atteinte aux intérêts de Postes Canada. Afin de préserver la réputation et de favoriser l’intégrité professionnelle de Postes Canada, les employés sont tenus de se comporter avec intégrité, honnêteté et diligence, et ils ne doivent pas avoir d’intérêts personnels, financiers ou commerciaux qui nuisent ou semblent nuire à l’exercice de leurs fonctions à Postes Canada. Pour préserver l’intégrité personnelle des employés et favoriser l’intérêt supérieur de Postes Canada, les employés doivent reconnaître, limiter et résoudre les conflits d’intérêts réels et potentiels.

2. Portée

La présente politique s’adresse à tous les employés de Postes Canada.

3. Définitions

Un conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle les intérêts d’un employé (p. ex., ses intérêts personnels, financiers ou commerciaux) ou les relations qu’il entretient (p. ex., les relations avec sa famille ou ses amis) sont incompatibles avec ses tâches à Postes Canada, ou ont une incidence ou semblent avoir une incidence sur sa capacité à agir dans l’intérêt supérieur de Postes Canada. Les conflits d’intérêts comprennent toute situation où l’employé ou ceux avec qui l’employé a des liens bénéficient directement ou indirectement de son statut d’emploi ou de son accès à des renseignements confidentiels, au temps, au matériel ou aux installations de la Société.

Chaque personne indiquée ci-dessous est considérée comme un membre de la famille de l’employé :

• le père ou la mère (y compris le père ou la mère par remariage), le beau-père ou la belle-mère;
• les frères et sœurs (y compris le demi-frère ou la demi-sœur);
• l’époux ou l’épouse, ou le conjoint ou la conjointe de fait (que la relation soit actuelle ou ancienne);
• les enfants (y compris les enfants par alliance ou en tutelle, ainsi que les enfants ou enfants en tutelle de son époux ou épouse, ou de son conjoint ou sa conjointe de fait);
• les grands-parents (y compris les grands-parents de son époux ou épouse, ou de son conjoint ou sa conjointe de fait);
• les petits-enfants;
• les tantes, les oncles, les nièces et les neveux;
• les cousins germains;
• les membres de la famille chez qui l’employé demeure en permanence ou qui demeurent en permanence chez l’employé;

Une relation amicale comprend toute personne avec laquelle l’employé entretient une relation sociale ou professionnelle significative.

Une relation intime se caractérise par la fréquentation, la cohabitation ou des relations sexuelles.

4. Autres détails relatifs à la politique

4.1 Objet

La présente politique établit les paramètres de la conduite éthique des employés pour veiller à ce qu’ils comprennent les situations qui pourraient constituer un conflit d’intérêts et qu’ils se comportent d’une manière qui est dans l’intérêt supérieur de Postes Canada.

En plus de l’interdiction générale de se trouver en situation de conflit d’intérêts, cette politique énonce certaines situations courantes qui peuvent donner lieu à des conflits d’intérêts. La présente politique n’énonce pas précisément toutes les situations potentielles donnant lieu à des conflits d’intérêts. Elle fait donc appel à la collaboration des employés, qui doivent surveiller et évaluer leurs propres actions, et demander des conseils et des directives lorsqu’un conflit d’intérêts existe, peut exister ou a le potentiel d’exister.

La présente politique établit également un processus de signalement, d’examen et de résolution des conflits d’intérêts afin d’aider davantage les employés à s’acquitter de leurs responsabilités sans compromettre leur intégrité, tout en agissant dans l’intérêt supérieur de Postes Canada afin de préserver et d’améliorer l’intégrité professionnelle et la réputation de Postes Canada.

4.2 Obligations de l’employé

Il incombe aux employés de consulter, de comprendre et de respecter la présente politique et les processus décrits dans la présente.

Avant d’être nommés à un nouveau poste, les employés doivent déclarer tout conflit d’intérêts qui résultera de leur nomination à ce nouveau poste.

Dans le cadre du processus d’évaluation de fin d’année, les employés (à l’exception des employés représentés par le Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes et l’Association canadienne des maîtres de poste et adjoints) doivent lire la politique et confirmer qu’ils y adhéreront en cochant la case Code de conduite – Conflit d’intérêts sur leur plan de rendement.

Les employés doivent gérer leurs affaires de manière à éviter les conflits d’intérêts. Toutefois, si un conflit d’intérêts survient, les employés doivent le déclarer conformément à la présente politique. Les employés doivent également consulter leur chef d’équipe lorsqu’ils se demandent si une circonstance peut les placer ou donner l’impression de les placer en situation de conflit d’intérêts. Les employés qui sont informés des mesures nécessaires à prendre pour éviter ou aborder une situation de conflit d’intérêts, s’en sortir ou autrement résoudre la situation sont tenus de prendre les mesures demandées.

4.3 Renseignements personnels

Tous les renseignements personnels relatifs à un conflit d’intérêts ou à son signalement sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et seront traités conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels des employés de Postes Canada et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans certaines situations, pour résoudre un conflit d’intérêts réel ou potentiel, Postes Canada peut devoir divulguer à une tierce partie des renseignements personnels liés à la question.

4.4 Domaines et situations donnant couramment lieu à des conflits d’intérêts

Il peut parfois être difficile d’établir l’existence d’un conflit d’intérêts. Afin d’établir si une situation représente un conflit d’intérêts, les employés peuvent consulter cette section, qui regroupe certains domaines qui donnent couramment lieu à des conflits d’intérêts et énonce des obligations supplémentaires particulières à chaque situation. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de toutes les situations pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts. On rappelle aux employés qu’ils doivent surveiller et évaluer leurs propres actions, demander conseil en cas de doute et signaler tous les conflits d’intérêts conformément à la présente politique.

a) Supervision et embauche

Les employés ne doivent pas participer au processus de nomination ou d’embauche, à la supervision (y compris la supervision directe ou indirecte) ou à l’évaluation d’un membre de leur famille ou d’une personne avec laquelle ils ont ou ont récemment entretenu une relation amicale ou une relation intime. Par relation d’autorité hiérarchique directe ou indirecte, on entend toute relation dans le cadre de laquelle une personne a le pouvoir de prendre une décision qui pourrait avoir une influence sur l’emploi d’une autre personne à Postes Canada (salaire, avantages sociaux, affectations de travail, formation, discipline, congés annuels, possibilités de faire des heures supplémentaires, évaluations de rendement, promotions, etc.). Lorsque la possibilité d’une telle situation se présente, le ou les employés concernés doivent immédiatement signaler la relation comme représentant un conflit d’intérêts, conformément à la présente politique.

b) Processus de passation de contrats et attribution de contrats

Les employés ne doivent prendre part à aucun entretien ou processus décisionnel relatif à tout contrat proposé ou existant auquel ils sont liés, ou dans lequel ils possèdent tout autre intérêt matériel direct ou indirect, ou ils doivent se retirer d’un tel entretien ou processus. Les employés doivent également s’abstenir de participer à toute discussion ou décision liée à une demande de proposition (DP) ou à un contrat actuel lorsqu’un conflit d’intérêts réel ou potentiel peut exister (p. ex., il n’existe aucun gain personnel direct ou indirect, mais il existe ou pourrait exister l’apparence d’une affaire privée ou d’un intérêt personnel). Les employés doivent immédiatement signaler tout intérêt de ce type conformément à la présente politique et se retirer de toutes discussions ou décisions relatives au contrat. Le service Gestion de l’approvisionnement doit fournir une orientation et confirmer que le conflit d’intérêts signalé a été résolu avant que l’employé soit autorisé à participer au processus d’approvisionnement.

Les employés qui participent à des activités d’approvisionnement doivent également :

• divulguer la nature et la portée de leur intérêt à la réunion au cours de laquelle un tel contrat est envisagé;
• s’abstenir de participer à toute question portant sur l’intérêt en question;
• demander que leur intérêt et leur abstention soient notés dans le procès-verbal.

Les employés qui acquièrent un intérêt matériel ou personnel à la suite de l’adjudication d’un contrat, ou qui sont mis au courant d’un contrat après avoir acquis un intérêt connexe, doivent signaler leur intérêt immédiatement, conformément à la présente politique. Le service Gestion de l’approvisionnement se réserve également le droit d’effectuer périodiquement une rotation des portefeuilles attribués à ses employés afin d’éviter que des conflits d’intérêts se produisent au fil du temps.

c) Gestion des contrats avec les fournisseurs

Lorsqu’ils interagissent avec les fournisseurs, les employés doivent garder à l’esprit que, par-dessus tout, la relation avec les fournisseurs est une relation commerciale et qu’elle doit être gérée en conséquence. La section 2.7 relative aux affaires avec les fournisseurs de la Politique d’approvisionnement établit des principes de conduite professionnelle pour aider les employés à gérer leurs relations avec les fournisseurs. Les employés qui participent à la gestion des contrats avec les fournisseurs et à des activités connexes doivent traiter les fournisseurs de façon juste et équitable, tout en veillant à ce qu’aucun d’entre eux ne bénéficie d’un traitement préférentiel. Les employés doivent se retirer de tout entretien ou processus décisionnel relatif à tout contrat existant, examen de factures et procédé d’approbation auquel ils sont liés, ou dans lequel ils possèdent tout autre intérêt matériel direct ou indirect.

Accepter des cadeaux, des gratifications ou des marques d’hospitalité n’est pas interdit si ceux-ci ont une valeur nominale (100 $ ou moins) et si Postes Canada peut retourner cette faveur à ses frais. Cependant, les employés ne doivent pas solliciter de cadeaux, de gratifications, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages d’un fournisseur, et ne doivent pas prendre des mesures pouvant mener à un conflit d’intérêts potentiel (p. ex., prendre des mesures pouvant mener à la création d’une situation favorable qui n’est pas conforme aux modalités du contrat). De plus, les employés ne doivent pas solliciter de faveurs ou de contributions de la part de fournisseurs ou de clients pour toutes activités sociales à Postes Canada, y compris celles au profit d’organismes sans but lucratif ou de bienfaisance, sauf si elles sont explicitement permises par la présente politique.

Plusieurs facteurs de risque peuvent mettre en doute l’objectivité d’un employé dans la gestion de ses relations avec les fournisseurs. Les trois principaux facteurs de risque qui peuvent faire en sorte que la relation commerciale se transforme en relation personnelle au détriment de Postes Canada sont les suivants :

• rencontrer des fournisseurs en dehors des heures de travail;
• rencontrer fréquemment des fournisseurs pour lesquels il n’y a pas d’objectif commercial clair;
• rencontrer des fournisseurs seul, sans être accompagné de collègues.

Les employés doivent tenir compte de ces facteurs de risque et s’assurer qu’ils minimisent ou évitent ces types d’interactions avec les fournisseurs dans l’exercice de leurs responsabilités en matière de gestion de l’approvisionnement et des contrats afin de limiter tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.

Au cours de la durée d’un contrat, les employés participant à la gestion de contrats avec les fournisseurs peuvent être mis au courant de conflits d’intérêts liés à ces contrats, ou y être impliqués. De plus, par souci de clarté, les employés ne doivent pas utiliser à des fins personnelles l’information confidentielle ou les occasions d’affaires que leur position leur permet de connaître. S’il y a un risque quelconque de conflit d’intérêts réel ou potentiel, y compris en réponse à une affiliation antérieure personnelle, politique ou professionnelle, la question doit être portée à l’attention du superviseur de niveau suivant de l’employé. Les employés qui sont ou deviennent conscients d’un conflit d’intérêts doivent le signaler immédiatement, conformément à la présente politique.

d) Fonctions ou emplois externes, intérêts commerciaux ou bénévolat

Les employés ne doivent pas remplir de fonctions ou d’emploi externes susceptibles de les soumettre à des exigences incompatibles avec les intérêts supérieurs de Postes Canada, de les empêcher de remplir leurs obligations d’emploi à l’égard de Postes Canada, de mettre en question leur capacité à s’acquitter de leurs obligations de façon objective et efficace ou de représenter autrement un conflit d’intérêts.

Les employés ne peuvent pas posséder une entreprise, être en partenariat avec une entreprise ou avoir des liens financiers avec une entreprise si leur rôle à Postes Canada leur procure un avantage injuste, à eux ou à une personne de l’extérieur, un agent, un concurrent, une entreprise, un entrepreneur ou un fournisseur qui fait concurrence à Postes Canada.

Bien que Postes Canada encourage les employés à contribuer à leur communauté par l’entremise d’organismes de bienfaisance, de services communautaires, d’organismes professionnels et autres, les employés doivent obtenir l’approbation écrite préalable de leur chef d’équipe avant d’utiliser le temps ou les ressources de l’entreprise associés à de telles activités communautaires ou de bénévolat.

Les employés doivent signaler immédiatement tout conflit d’intérêts réel ou potentiel résultant d’un emploi ou d’une nomination à l’extérieur, d’un intérêt commercial ou d’une activité de bénévolat, conformément à la présente politique.

e) Activités sociales de Postes Canada

Les employés ne doivent pas solliciter de faveurs ou de contributions de la part de fournisseurs ou de clients pour toutes activités sociales à Postes Canada, y compris celles au profit d’organismes sans but lucratif ou de bienfaisance. Cependant, à titre exceptionnel, ils sont autorisés à solliciter des dons auprès du public, des clients et des fournisseurs de Postes Canada pour sa cause de prédilection, c’est-à-dire la Fondation communautaire de Postes Canada pour les enfants.

f) Renseignements sur la Société et autres actifs

Les employés ne doivent pas divulguer de renseignements confidentiels, privilégiés ou exclusifs touchant la propriété ou les affaires de Postes Canada ni utiliser ce type de renseignements en vue de faire avancer leurs propres intérêts ou d’autres intérêts. Les renseignements confidentiels, privilégiés ou exclusifs comprennent, sans s’y limiter, les rapports, les analyses, la propriété intellectuelle (p. ex., idées brevetables, marques de commerce, œuvres protégées par des droits d’auteur.), les logiciels et les renseignements confidentiels de la Société qui sont la propriété unique et exclusive de Postes Canada (p. ex., acquisitions, partenariats proposés). Ils ne comprennent pas les renseignements du domaine public.

Les employés ne doivent pas se placer dans une situation où ils pourraient tirer des profits directs ou indirects de l’utilisation des renseignements, des installations, du matériel ou des produits de la Société qui ne sont pas directement liés à leurs fonctions officielles. Les employés ne peuvent utiliser le matériel, le temps, les matériaux ou les installations de la Société à d’autres fins que celles de leurs fonctions officielles, à moins qu’ils n’aient été formellement autorisés à le faire par le chef d’équipe.

Toute utilisation de renseignements ou d’autres actifs de la Société qui crée ou risque de créer un conflit d’intérêts doit être signalée conformément à la présente politique.

g) Cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages

Les employés ne doivent pas accepter de cadeaux ou d’autres avantages, y compris des avantages pour les membres de la famille, une personne avec laquelle il existe ou a récemment existé une relation d’amitié ou une relation intime, ou des partenaires d’affaires, qui pourraient influencer ou sembler influencer le jugement de l’employé dans le cadre de son travail à Postes Canada. Un employé peut accepter des cadeaux ou des souvenirs d’une valeur nominale de 100 $ ou moins s’ils sont destinés à des fins commerciales légitimes, s’ils sont appropriés aux activités commerciales des deux parties, s’ils sont considérés comme des dépenses d’entreprise normales, si cela n’entraîne aucun sentiment d’obligation ou ne provoque aucun traitement de faveur pour le donneur, et si Postes Canada peut retourner cette faveur à ses frais.

Par souci de clarté, l’acceptation de marques d’hospitalité non sollicitées sous forme de réceptions, de déjeuners ou de soupers d’affaires afin d’élargir les relations d’affaires ou de faciliter le débat sur des questions d’importance pour Postes Canada n’est pas interdite, à la condition que ces occasions se situent clairement dans les limites du Code de conduite et qu’elles ne permettent pas de semer le doute quant à l’objectivité de l’employé. Le niveau d’acceptation de la marque d’hospitalité se limite au niveau auquel l’employé est autorisé à offrir la même marque d’hospitalité aux frais de Postes Canada. Consultez la section 4.4 c) Gestion des contrats avec les fournisseurs de la présente politique pour obtenir des conseils supplémentaires sur la gestion des facteurs de risque (rencontre avec des fournisseurs en dehors des heures de bureau, sur une base fréquente lorsqu’il n’y a pas d’objectif professionnel clair, et sans être accompagné de collègues) lors des interactions avec les fournisseurs afin d’éviter tout conflit d’intérêts réel ou potentiel.

Par souci de clarté, la présente politique s’applique tout au long de l’année, y compris pendant les périodes traditionnelles d’échange de cadeaux. En de rares circonstances, il se peut que le refus d’un cadeau aille à l’encontre des intérêts commerciaux légitimes de Postes Canada (p. ex., dans le cas où le cadeau est une courtoisie sociale attendue et n’est pas destiné à influer sur une décision d’affaires). Dans ces circonstances limitées, s’il existe une raison pour un employé d’accepter un cadeau d’une valeur substantielle, l’acceptation du cadeau doit être signalée comme un conflit d’intérêts, conformément à la présente politique.

Les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages qui ne sont pas conformes aux exceptions décrites ci-dessus doivent être signalés comme des conflits d’intérêts, conformément à la présente politique.

i) Placements

Il est interdit aux employés d’utiliser ou de partager des renseignements confidentiels de la Société à leur avantage ou à celui d’autres personnes.

Tout placement ou toute activité connexe qui crée ou risque de créer un conflit d’intérêts doit être signalé conformément à la présente politique.

4.5 Signalement, examen et résolution d’un conflit d’intérêts

Les employés doivent immédiatement signaler tout conflit d’intérêts réel ou potentiel les concernant ou concernant d’autres employés, des entrepreneurs ou des fournisseurs à leur chef d’équipe ou au représentant des Ressources humaines.

Les Ressources humaines examineront et évalueront tous les conflits d’intérêts signalés. Les Ressources humaines peuvent demander à l’employé de remplir un formulaire Déclaration de conflit d’intérêts réel ou potentiel si un tel formulaire n’a pas déjà été rempli. Les Ressources humaines veilleront à ce que chaque conflit d’intérêts signalé soit évalué et, le cas échéant, à ce que des directives soient données à l’employé ou aux employés concernés. Les Ressources humaines obtiendront également les approbations nécessaires de la part du représentant des Ressources humaines approprié.

Lorsqu’un employé reçoit des directives pour résoudre un conflit d’intérêts réel ou potentiel, il doit suivre ces directives.

Par souci de clarté, toute exception aux interdictions et obligations énoncées dans la présente politique ne peut être accordée que par écrit, après réception de toutes les approbations nécessaires par un représentant des Ressources humaines autorisé.

4.6 Exclusions

En raison d’une convention entre Postes Canada et l’Association canadienne des maîtres de poste et adjoints (ACMPA), la présente politique ne s’applique pas aux maîtres de poste travaillant dans des locaux dont la Société n’est ni propriétaire ni locataire.

Dans le cas des employés représentés par l’Association des officiers des postes du Canada (AOPC), le processus d’examen et de résolution des conflits d’intérêts est défini dans une convention entre Postes Canada et l’AOPC.

5. Rôles et responsabilités

Le chef du personnel et de la sécurité est propriétaire de la Politique sur les conflits d’intérêts, et est responsable du processus d’examen et d’approbation des exceptions pour les postes de vice-président et d’échelons supérieurs.

Le vice-président, Ressources humaines est responsable du processus d’examen et d’approbation des exceptions pour les postes de directeur général et d’échelons inférieurs, et de l’autorisation de toute communication connexe.

Le directeur général, Ressources humaines – Services généraux est responsable de la mise en œuvre et de l’interprétation de la présente politique, et de la centralisation de toutes les exceptions demandées en vue de leur présentation au vice-président, Ressources humaines, ou au chef du personnel et de la sécurité.

Le directeur, Acquisition des talents et politiques d’emploi est responsable :

• du procédé et du contenu de la politique;
• de s’assurer que des mesures préventives sont en place;
• du contrôle régulier de la politique et du procédé par l’entremise d’un cadre de conformité de vérification;
• de la soumission de rapports de conformité annuels au Conseil d’administration;
• de la prestation de conseils à des fins de précisions ou d’interprétation en collaboration avec l’équipe Affaires juridiques, au besoin.

Le directeur, Ressources humaines est responsable :

• d’étudier les rapports sur les conflits d’intérêts potentiels ou réels;
• de conserver les dossiers où sont versés les formulaires Déclaration de conflit d’intérêts réel ou potentiel et de présenter les résultats sur demande.

Les gestionnaires régionaux, Ressources humaines, ou les partenaires d’affaires des Ressources humaines sont responsables :

• d’obtenir une Déclaration de conflit d’intérêts réel ou potentiel lorsqu’un conflit d’intérêts réel ou potentiel est signalé par un employé, y compris, mais sans s’y limiter, lorsqu’un employé est nommé à un nouveau poste;
• de verser la Déclaration de conflit d’intérêts réel ou potentiel remplie au dossier personnel de l’employé.

Les chefs d’équipe sont responsables :

• de s’assurer que leurs employés ont bien lu et compris la politique;
• de conseiller les employés quant aux questions relatives à un conflit d’intérêts réel ou potentiel;
• de rechercher et de dispenser des conseils d’interprétation fondés sur les orientations du directeur, Ressources humaines, ou du partenaire d’affaires des Ressources humaines;
• de préciser, avec le soutien des Ressources humaines, les mesures appropriées que les employés doivent prendre pour éviter, minimiser ou autrement résoudre un conflit d’intérêts réel ou potentiel, et de veiller à ce que les employés qui relèvent d’eux suivent les mesures qui leur sont imposées.

Les employés sont responsables :

• de respecter les obligations de l’employé énoncées à la section 4.2 de la présente politique;
• de lire, de comprendre et de respecter la politique;
• de reconnaître, de signaler et de déclarer tout conflit d’intérêts réel ou potentiel dans lequel ils sont impliqués, ou impliquant d’autres employés, des entrepreneurs ou des fournisseurs;
• de demander conseil à leur chef d’équipe en cas de doute sur l’existence d’un conflit d’intérêts ou sur la marche à suivre.

Le groupe Affaires juridiques est responsable :

de fournir des conseils sur les questions, une assistance juridique, des clarifications ou une interprétation de la présente politique.

6. Non-conformité

Tout employé qui omet de se conformer à la présente politique se verra imposer des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.