1. Introduction

La Société canadienne des postes s’est engagée à adopter une Pratique sur le milieu de travail hybride qui offre une véritable flexibilité, c’est-à-dire qui permet à l’entreprise et à son personnel de tirer un gain mutuel en répondant aux besoins en matière de rendement et de conciliation travail-vie personnelle. Grâce à un modèle de milieu de travail hybride, nous adapterons le milieu de travail physique traditionnel aux nouvelles réalités.

Dans ce contexte, et conformément à notre objectif d’être un employeur de choix, nous tâcherons de maintenir des pratiques d’emploi justes, équitables et accessibles qui encouragent les chefs d’équipe et le personnel à explorer des options leur permettant de trouver un équilibre entre leurs différentes priorités, au travail et à la maison.

La pratique peut être modifiée périodiquement pour refléter l’évolution des besoins de l’entreprise et du milieu de travail.

2. Portée

Cette pratique s’applique à l’ensemble du personnel. Elle donne aux chefs d’équipe et au personnel des renseignements sur le modèle de milieu de travail hybride de l’organisation, ainsi que sur le degré de flexibilité possible en fonction des exigences de chaque poste.

• Exigences physiques
• Poste en contact avec la clientèle ou avec des parties intéressées (internes ou externes)
• Collaboration
• Engagement (renforcer notre culture pour réaliser notre raison d’être)

Cette pratique ne remplace pas les conventions collectives ou les autres politiques et pratiques portant sur les droits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne ou d’autres sections du Code canadien du travail.

3. Définitions

Aux fins de la présente pratique, les termes ci-dessous sont définis comme suit :

Autre lieu de travail : un endroit au Canada qui peut ne pas être contrôlé par Postes Canada et qui est différent du lieu de travail officiel où une personne effectue habituellement ses tâches.

Bureaux à la carte : méthode de réservation de bureaux et de ressources dans un lieu de travail de la Société.

Écosystème d’espaces de travail : environnement de travail associé à un modèle de milieu de travail hybride qui consiste en une combinaison de travail effectué à partir d’un autre lieu de travail et à partir d’un lieu de travail de la Société, ce qui comprend des espaces de travail attribués et des options de travail collaboratif (bureaux à la carte, espaces de collaboration et salles de réunion).

Espaces de collaboration : petites salles de réunion, dans un lieu de travail de la Société, qui peuvent être réservées par de petits groupes pour une durée précise dans le but d’effectuer un travail collaboratif.

Espaces de travail attribués : cubicules et bureaux, dans un lieu de travail de la Société, qui sont attribués à certaines personnes en particulier.

Espaces de travail opérationnels : espaces de travail industriels, dans un lieu de travail de la Société, qui sont réservés au traitement et à la livraison du courrier (p. ex., établissements et postes de facteurs).

Lieu de travail de la Société : lieu de travail sous le contrôle de Postes Canada.

Lieu de travail officiel : lieu de travail de la Société auquel le personnel est rattaché dans le SAP; ce lieu est précisé dans la lettre d’offre.

Modèle de milieu de travail hybride : un modèle d’affaires flexible qui combine le travail à partir d’un autre lieu de travail avec le travail à partir d’un lieu de travail officiel.

Options de travail collaboratif : conditions d’emploi dans le cadre desquelles les membres du personnel se réunissent pour travailler dans un espace partagé d’un lieu de travail de la Société; cela peut comprendre des bureaux à la carte, des espaces de collaboration et des salles de réunion.

Quartier : espace réservé où des espaces de travail attribués et des options de travail collaboratif sont disponibles pour regrouper des équipes fonctionnelles.

Salles de réunion : grandes salles de réunion, dans un lieu de travail de la Société, qui peuvent être réservées par de plus grands groupes pour une durée précise dans le but de tenir des réunions d’équipe ou d’effectuer un travail collaboratif.

4. Généralités

4.1 Philosophie

Les intérêts de notre personnel, de la Société et de notre clientèle sont indissociables. Nos décisions et nos actions reflètent notre diversité, nos valeurs, nos comportements et notre culture souhaitée.

Nous veillons à ce que le personnel soit traité équitablement et avec respect, tout en reconnaissant que la notion de flexibilité varie en fonction du type de travail. Notre capacité à nous montrer flexibles est un avantage concurrentiel qui nous aide à attirer, à faire progresser et à maintenir en poste les meilleurs talents.

Nous faisons confiance aux membres de notre personnel pour respecter leurs engagements et apporter efficacement leur contribution tout en conciliant leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

4.2 Principes directeurs

• Assurer l’harmonisation avec les valeurs, les comportements et la culture souhaitée de Postes Canada.
• Réduire au minimum la bureaucratie et la complexité, dans la mesure du possible.
• Traiter le personnel de façon juste et équitable, tout en reconnaissant que le degré de flexibilité varie en fonction du type de travail.
• Appuyer notre objectif d’être un employeur de choix.
• Respecter le rôle de nos agents négociateurs et les dispositions de nos conventions collectives.
• Habiliter les chefs à prendre des décisions sur le fonctionnement de leurs équipes.

4.3 Modèle de milieu de travail hybride

4.3.1 Comprendre l’écosystème du modèle de milieu de travail flexible et hybride

Dans le cadre du modèle hybride, les membres du personnel ont la possibilité de s’acquitter de leurs tâches professionnelles à partir d’un autre lieu de travail et d’un lieu de travail officiel. Ces lieux de travail forment un écosystème d’espaces de travail et offrent plusieurs options.

Postes Canada est consciente des besoins liés à un milieu de travail moderne et, à ce titre, fournira des espaces de collaboration, créera des quartiers pour les groupes fonctionnels et mettra à jour des ressources en appui aux espaces de travail attribués et aux options de travail collaboratif.

Voici la composition de l’écosystème d’espaces de travail du modèle hybride de Postes Canada :

• Espaces de travail opérationnels
• Espaces de travail attribués
• Quartiers
• Options de travail collaboratif
• Bureaux à la carte
• Espaces de collaboration
• Salles de réunion
• Autres lieux de travail

4.3.2 Définir le degré de flexibilité par poste

Postes Canada prône un modèle de milieu de travail hybride qui établit un équilibre entre les exigences de chaque poste : exigences physiques liées au poste ou liées au contact avec la clientèle ou des parties intéressées (internes ou externes) et exigences de collaboration et d’engagement (renforcement de notre culture pour réaliser notre raison d’être).

Pour définir le degré de flexibilité de chaque poste, Postes Canada distingue deux grands groupes :

Les postes qui requièrent une présence en personne à temps plein pour répondre au haut niveau d’exigences physiques liées au poste ou liées au contact avec la clientèle ou avec des parties intéressées (internes ou externes) et d’exigences de collaboration et d’engagement.
Les postes pour lesquels il existe un niveau moyen ou élevé d’exigences physiques liées au poste ou liées au contact avec la clientèle ou des parties intéressées (internes ou externes) et d’exigences de collaboration et d’engagement. Ces postes peuvent offrir une certaine flexibilité quant au lieu de travail

La direction générale déterminera le groupe auquel un poste appartient.

Pour que le modèle de milieu de travail hybride nous aide à réaliser pleinement notre raison d’être et donne vie à notre culture :
L’ensemble des membres du personnel qui ne font pas partie de la direction (gestionnaires et échelons inférieurs) doivent travailler à partir de leur lieu de travail officiel au moins deux jours par semaine, soit le mardi, le mercredi ou le jeudi. Ces jours de présence en personne seront déterminés par la direction générale. C’est également elle qui déterminera le degré de flexibilité pour les trois jours restants de la semaine pour le personnel dont le lieu de travail peut être flexible, en veillant à assurer l’uniformité dans l’ensemble des fonctions.

• L’ensemble des membres de la direction (directeurs, directrices et échelons supérieurs) doivent travailler à partir de leur lieu de travail officiel au moins trois jours par semaine, soit le mardi, le mercredi et le jeudi. La direction générale déterminera le degré de flexibilité pour les deux jours restants de la semaine pour le personnel dont le lieu de travail peut être flexible, en veillant à assurer l’uniformité dans l’ensemble des fonctions. Cette exigence renforce la présence et la visibilité des leaders en plus de favoriser la collaboration interfonctionnelle et l’alignement stratégique.

4.3.3 Exigences

1. Les modalités et conditions d’emploi, les dispositions pertinentes des conventions collectives, les politiques, pratiques et lois existantes continuent de s’appliquer dans le milieu de travail hybride.
2. L’évaluation du niveau de flexibilité et de l’uniformité de l’application au sein des équipes et entre elles doit être surveillée par la direction générale et les échelons supérieurs.
3. L’ensemble des membres du personnel qui ne font pas partie de la direction doivent travailler à partir de leur lieu de travail officiel au moins deux jours par semaine, soit le mardi, le mercredi ou le jeudi. Ces jours de présence en personne seront déterminés par la direction générale.
4. La ou le chef d’équipe peut à tout moment modifier une entente relative au milieu de travail après en avoir discuté avec la personne concernée.
5. Une personne travaillant à partir d’un autre lieu de travail peut être tenue de se rendre à son lieu de travail officiel dans des situations précises et à la demande de sa ou de son chef d’équipe (p. ex., réunions, problèmes de connectivité Internet ou de réseau, promotion du travail d’équipe, intégration de nouvelles personnes dans l’équipe, formation, manque de productivité ou problème de rendement).
6. Pour les besoins du milieu de travail hybride, et en raison des restrictions liées à la fiscalité et aux risques pour la sécurité, les tâches réalisées pour Postes Canada doivent être effectuées au Canada seulement.
7. Les personnes qui choisissent de travailler à partir d’un autre lieu de travail devront assumer les frais de déplacement, et autres frais connexes, entre ce lieu de travail et leur lieu de travail officiel.
8. Les directrices générales et directeurs généraux se verront attribuer des quartiers et auront la possibilité d’attribuer des espaces de travail ou des bureaux à la carte en fonction des besoins de leur équipe et de l’espace disponible.
9. Les personnes qui travaillent en partie d’un autre lieu de travail doivent suivre la formation en ligne sur la façon de travailler en toute sécurité de la maison, accessible dans la Zone de la formation et intitulée « Conditions de travail flexibles – Santé et sécurité ».
10. Les personnes qui travaillent à partir d’un autre lieu de travail doivent respecter les directives sur la protection de la vie privée et la sécurité.
11. Les personnes qui travaillent à partir d’un autre lieu de travail doivent respecter les Lignes directrices concernant la tenue de travail.
12. Le lieu de travail officiel ne doit pas être mis à jour pour refléter l’autre lieu de travail.

4.3.4 Options de travail flexibles supplémentaires

Postes Canada comprend que certaines personnes pourraient avoir besoin d’une flexibilité ou de mesures d’adaptation temporaires supplémentaires, au-delà de ce qui est normalement offert dans le cadre du modèle de milieu de travail hybride. Afin de mieux soutenir son personnel et à sa demande, Postes Canada continue d’offrir une vaste gamme d’options de travail flexibles (voir ci-dessous), lesquelles sont évaluées et approuvées au cas par cas.

1. Assouplissement des conditions d’emploi : les membres du personnel continuent d’avoir le droit de soumettre une demande officielle d’assouplissement des conditions d’emploi en vertu du Code canadien du travail. Consultez la page de la Pratique relative aux ententes d’assouplissement des conditions d’emploi pour obtenir plus de renseignements.
2. Programme d’options de travail : Les personnes admissibles peuvent demander à se prévaloir de l’une des options de travail qui peuvent aider à concilier les responsabilités professionnelles avec tous les autres engagements de la vie personnelle. Les options offertes sont l’horaire de travail réduit, le congé de courte durée (de 1 à 60 jours), le congé autofinancé et le congé de retraite échelonné. Ces options sont décrites à la page du Programme d’options de travail sur Intraposte.
3. Obligation d’offrir des mesures d’adaptation : Les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation en raison de l’un des motifs de distinction illicite énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne doivent consulter la Pratique relative à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

5. Rôles et responsabilités

La direction et les membres du personnel ont la responsabilité de s’assurer que les besoins opérationnels de la Société sont satisfaits et de veiller à ce que la productivité, les revenus ou les coûts ne soient pas touchés de façon négative en raison de l’application de cette pratique.

Responsabilités de la direction :

• Établir les postes et les fonctions où il est possible d’offrir de la flexibilité pour le travail hybride.
• Déterminer le lieu de travail officiel du poste.
• Déterminer les deux jours de travail où les membres du personnel qui ne font pas partie de la direction travailleront à partir du lieu de travail officiel (les mardi, mercredi ou jeudi).
• Déterminer les besoins en ce qui concerne l’espace de bureau.
• Chercher à assurer l’uniformité entre les postes semblables ainsi que l’harmonisation au sein d’une équipe afin de veiller à ce que les exigences en matière de rendement soient respectées.
• Expliquer au personnel les paramètres établis pour l’équipe (degré de flexibilité du lieu de travail pour les trois jours restants).
• Traiter le personnel avec respect et lui faire confiance pour respecter ses engagements et exécuter efficacement ses tâches tout en conciliant vie professionnelle et vie personnelle.
• Fournir des renseignements, des directives et de la formation sur les politiques et les protocoles en matière de santé, de sécurité et de protection des renseignements personnels à ceux et celles qui travaillent à partir d’un autre lieu de travail qui n’est pas contrôlé par Postes Canada.
• Appliquer le Code de conduite et les autres politiques et pratiques aux membres du personnel qui travaillent à partir d’un autre lieu de travail.
• Promouvoir les normes de l’équipe (heures de travail de base, réunions d’équipe, jours de collaboration, pauses quotidiennes, heures réservées au travail individuel, congés, etc.).
• Définir clairement les attentes en matière de rendement et s’assurer que les ressources pour appuyer la flexibilité et le rendement sont uniformes à l’échelle de l’organisation.
• Veiller au rendement continu des équipes en fonction de la combinaison d’options de milieu de travail hybride qui a été choisie.

Responsabilités des membres du personnel

• Pour les gestionnaires et échelons inférieurs, se conformer à l’exigence de travailler en personne à partir de leur lieu de travail officiel au moins deux jours par semaine, soit le mardi, le mercredi ou le jeudi. Ces jours de présence en personne seront déterminés par la direction générale.
• Pour les directeurs, directrices et échelons supérieurs, se conformer à l’exigence de travailler en personne à partir de leur lieu de travail officiel au moins trois jours par semaine, soit le mardi, le mercredi et le jeudi.
• S’informer sur la façon de rendre leur autre lieu de travail sécuritaire, sain et ergonomique, notamment en suivant la formation pertinente, en signalant tout danger pour la santé et la sécurité à Postes Canada et en s’assurant que leurs coordonnées en cas d’urgence dans le SAP sont à jour.
• Prendre toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour leur santé et leur sécurité.
• Respecter toutes les directives de Postes Canada concernant la santé et la sécurité.
• Respecter les protocoles de sécurité et de confidentialité en ce qui concerne les renseignements et la technologie.
• Payer tous les frais associés à l’autre lieu de travail qui n’est pas contrôlé par Postes Canada. Cela peut comprendre, notamment :
• les services publics;
• l’assurance;
• la conformité aux règlements en matière de zonage municipaux;
• l’équipement conforme aux exigences en matière de santé et sécurité, de technologie, de protection des renseignements personnels et de confidentialité.
• Assumer tous les coûts liés aux déplacements entre l’autre lieu de travail et le lieu de travail officiel.
• Comprendre que les fournitures, l’équipement et les réseaux électroniques appartenant à Postes Canada ne peuvent être utilisés que dans l’exercice de leurs fonctions à Postes Canada.
• Utiliser les logiciels fournis par Postes Canada.
• Assister en personne aux réunions, aux formations et aux ateliers, à la demande de leur chef d’équipe.
• Signaler sans tarder les incidents, les maladies professionnelles, les autres situations dangereuses, les urgences et les biens perdus ou volés.
• Assumer tous les coûts liés aux déplacements entre l’autre lieu de travail et le lieu de travail officiel.

6. Mise en œuvre et réévaluation régulière

Les directeurs généraux et les directrices générales peuvent à tout moment modifier ou révoquer une entente de travail hybride après en avoir discuté avec la personne concernée. On encourage les directions générales et les membres du personnel à régulièrement réévaluer les options de travail flexibles et hybrides.

7. Représailles

Postes Canada ne licenciera pas, ne suspendra pas, ne mettra pas en disponibilité et ne rétrogradera pas une personne, et ne lui imposera pas de mesures disciplinaires, si celle-ci soumet une demande d’assouplissement des conditions d’emploi; en outre, Postes Canada ne prendra pas une telle demande en considération lors de toute décision visant à promouvoir ou à former cette personne.

8. Conformité à la pratique

Il incombe aux membres du personnel, à tous les niveaux, de se conformer à cette pratique. Le non-respect de la présente pratique entraînera des sanctions pouvant aller jusqu’au renvoi de Postes Canada.