1. Énoncé de la politique

L’objectif de cette politique est de fournir des lignes directrices pour le remboursement des dépenses d’affaires engagées dans le cadre d’activités menées au nom de la Société. Les dispositions énoncées aux présentes sont obligatoires et portent sur les dépenses normalement engagées dans le cadre d’activités menées au nom de la Société, en ce qui a trait aux frais suivants :

Section 1 – Frais de déplacement
Section 2 – Frais d’accueil et de divertissement
Section 3 – Frais d’événements
Section 4 – Frais de conférences
Section 5 – Autres dépenses remboursables engagées par les employés

Les employés doivent s’assurer que toutes les dépenses engagées par rapport à la présente politique sont effectuées de la façon la plus économique, pratique et efficace possible, tout en continuant à atteindre les objectifs opérationnels.

Tous les frais de déplacement, de représentation et de conférences ainsi que les dépenses liées à un événement doivent être gérés avec prudence. Ces frais doivent avoir la capacité de résister à un examen public et représenter l’utilisation la plus efficace et la plus économique des fonds, selon la nature de l’activité en ce qui a trait à la réalisation des activités commerciales de la Société.

La Société dispose de mécanismes de surveillance, de responsabilisation et de contrôle efficaces pour les frais de déplacement, de représentation, de conférences et des dépenses liées à un événement afin de garantir les éléments suivants :

• Les dépenses engagées visent à remplir le mandat de la Société et à répondre aux nécessités du service.
• Les dépenses sont réduites et lorsqu’elles sont nécessaires, elles sont gérées de manière efficace et économique.

Ces dispositions ne constituent pas un revenu, un droit ou quelque forme de rémunération que ce soit, susceptible d’engendrer un gain personnel.

2. Exceptions à la politique

Toutes les exceptions à la présente politique nécessitent l’approbation préalable du président-directeur général.

3. Responsabilités

3.1 Chef des finances

Le chef des finances veille à ce que les normes relatives aux frais de déplacement, de représentation, de conférences et d’événements qui sont stipulées aux présentes soient clairement communiquées à l’échelle de la Société.

3.2 Décideurs responsables de l’approbation préalable

Dans le cadre du procédé d’approbation préalable des frais de déplacement, d’hébergement, de conférences et d’événements, les approbateurs doivent tenir compte de ce qui suit : *

• choisir les moyens d’éviter ou de réduire les frais de déplacement, d’accueil, de conférences et d’événements;
• veiller à ce que les frais de déplacement, d’accueil, de conférences et d’événements qui sont engagés soient nécessaires à la réalisation du mandat de la Société, de ses activités opérationnelles, de ses objectifs et de ses priorités;
• s’assurer que les normes relatives aux déplacements, à l’hébergement, aux conférences et aux événements énoncées aux présentes sont respectées;
• limiter au minimum nécessaire pour assurer la bonne marche des affaires de la Société le nombre d’employés de chaque service qui doivent se déplacer;
• choisir des moyens de transport économiques au moment de réserver un véhicule, un lieu d’hébergement et un lieu de réunion.

3.3 Employés et approbateurs

Il incombe à l’employé qui prévoit engager des frais d’ordre professionnel remboursables d’obtenir une approbation préalable en temps utile au niveau approprié conformément à la présente politique. Les exigences propres à une approbation préalable sont énoncées aux sections 1 à 5.

Par suite d’une approbation préalable, les frais réels doivent faire l’objet d’un examen et d’une approbation de l’approbateur délégué. Toutes les dépenses doivent être soumises par l’entremise de l’outil de remboursement des employés dans le SAP.
Il incombe d’abord à l’approbateur des dépenses et à l’employé qui demande le remboursement de veiller à ce que les dépenses dont le remboursement est demandé soient conformes à la présente politique.

Toutes les demandes de remboursement des dépenses peuvent être assujetties, en tout temps, à une analyse et une vérification par les vérificateurs internes, les vérificateurs externes retenus par Postes Canada et les vérificateurs des autorités fiscales.

Il appartient à chaque employé de consigner correctement les dépenses engagées pour des motifs professionnels. Des pièces justificatives complètes protègent à la fois Postes Canada et l’employé demandant le remboursement de ses dépenses. Des pièces justificatives complètes comprennent notamment l’ajout à la main de renseignements supplémentaires pour justifier, s’il y a lieu, la logique commerciale des frais qu’il a engagés.

Un détournement de fonds de la Société découlant d’un abus de la présente politique ou de la falsification des documents remis comme preuve de dépenses entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Lorsque les dépenses ont été approuvées, le remboursement à l’employé se fait au moyen d’un dépôt direct au compte de banque de l’employé.

3.4 Directeur général, Gestion de l’approvisionnement

Il incombe au directeur général, Gestion de l’approvisionnement de s’assurer que les tarifs, les allocations et les exigences sont conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor, d’interpréter la politique en général et de procéder au contrôle de conformité.

3.5 Gestion de l’approvisionnement

La Gestion de l’approvisionnement est chargée du traitement des paiements en temps opportun lorsqu’ils ont été autorisés dans les règles et du stockage des demandes de remboursement des dépenses et des documents connexes remis par les employés.

4. Carte de crédit de la Société

4.1 Utilisation de la carte de crédit de la Société

La carte de crédit de la Société doit servir à payer toutes les dépenses pour lesquelles un remboursement est demandé par le procédé de remboursement des dépenses de l’employé (frais de déplacement, d’accueil, de conférences, d’événements, de divertissement et autres frais d’ordre professionnel remboursables).

La carte de crédit de la Société doit être utilisée uniquement aux fins d’affaires. Il n’est pas permis d’utiliser cette carte à des fins personnelles.

4.2 Carte de crédit de la Société et avantages offerts à un employé en déplacement

Postes Canada a conclu une entente avec la compagnie émettrice de sa carte de crédit. En vertu de cette entente, la carte de crédit de la Société fournit divers types d’assurance lorsqu’elle sert à payer les dépenses. Parmi ces assurances, on trouve :

• une protection d’assurance déplacement effectué à bord d’un transporteur public;
• une assurance collision et contre la perte et les dommages lors de la location d’une voiture;
• les achats d’urgence à la suite notamment d’un retard de vol;
• ainsi que l’assurance contre le vol dans un hôtel ou un motel et contre la perte de bagages.

Vous pouvez obtenir de plus amples détails sur la protection d’assurance dans le site de la Gestion de l’approvisionnement sur Intraposte.

Les employés peuvent également tirer profit des avantages suivants :

• avances de fonds par l’intermédiaire des GAB.

4.3 Remise d’une carte de crédit de la Société

Tout employé qui remplit les critères suivants est admissible à une carte de crédit de la Société :

• un employé qui doit louer un véhicule;
• un employé qui effectue au moins un déplacement par année par avion, train ou véhicule de location ou qui doit réserver une chambre d’hôtel;
• un employé dont les postes de dépense sont autres que des frais de déplacement ou d’accueil (p. ex., des frais de formation, des droits de scolarité, des droits d’adhésion à une association professionnelle, etc.).

Toute demande en vue d’obtenir une carte de crédit de la Société doit être approuvée par le chef d’équipe immédiat et le directeur général de l’employé et soumise au Soutien à la gestion de l’approvisionnement.

4.4 Responsabilité relative au paiement

Il incombe à l’employé de payer rapidement, chaque mois, le solde de son compte sur la carte de crédit de la Société.

Le non-paiement rapide du compte pourrait entraîner :

• l’envoi d’un avis au chef d’équipe immédiat de l’employé et au vice-président responsable;
• la suspension ou la révocation des privilèges d’utilisation de la carte de crédit;
• la saisie du salaire.

Pour obtenir des précisions sur la carte de crédit de la Société ou des directives pour soumettre une demande de carte, les employés doivent communiquer avec Travel-voyages@postescanada.ca.

4.5 Dépenses non remboursables réglées avec la carte de crédit de la Société

• frais de retard ou intérêts sur la carte de paiement de la Société;
• perte ou vol des avances de fonds.

5. Employés se déplaçant ensemble

Afin d’éviter de perdre des compétences et des connaissances importantes en ce qui concerne l’entreprise, il ne faut ménager aucun effort pour qu’il n’y ait pas plus que trois vice-présidents ni plus d’un vice-président d’une même unité fonctionnelle qui se déplacent ensemble. De plus, il ne faut ménager aucun effort pour qu’il n’y ait pas plus que trois cadres supérieurs (vice-président, directeur général et directeur) d’une même unité fonctionnelle qui se déplacent ensemble.

6. Profil des employés en déplacement

Tout employé qui doit effectuer un déplacement doit avoir établi un Profil confidentiel du voyageur auprès de l’agence de voyages désignée par Postes Canada. L’agence n’acceptera pas de réservations sans ce profil. Les profils inactifs seront supprimés après une période d’un an et devront être établis de nouveau. Il incombe à l’employé d’aviser l’agence de voyages désignée de tout changement devant être apporté à son profil individuel.

7. Agence de voyages désignée et outil de réservation en ligne

Les employés qui doivent se déplacer pour des motifs professionnels doivent faire toutes leurs réservations (billets d’avion, de train, hôtels, hébergement et location de véhicule) par l’entremise de l’agence de voyages désignée de Postes Canada. Chacun doit respecter cette exigence pour tirer profit des avantages qu’assure l’agence de voyages :

• un accès à nos fournisseurs privilégiés et aux tarifs que nous avons négociés avec eux;
• des compétences et du soutien aux voyageurs en situation d’urgence;
• des données importantes qui serviront à réduire les coûts, à négocier les ententes avec les fournisseurs et à proposer un rapport qualité-prix avantageux;
• des précisions sur les allées et venues des voyageurs en cas d’urgence.

Ces réservations doivent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne à partir du lien de l’agence de voyages désignée de Postes Canada. On trouve l’outil de réservation de voyage en ligne en ouvrant une session dans le portail du SAP.
Pour les réservations à l’international, y compris les déplacements aux États-Unis et autres réservations complexes, les voyageurs doivent traiter avec l’agence de voyages désignée.

Dans la mesure du possible, les employés doivent regrouper toutes les réservations nécessaires (billets d’avion, de train, hébergement et location de voiture) à un même voyage pour n’effectuer qu’une seule transaction en ligne, de manière à réduire les frais de réservation.

Les employés ne doivent traiter avec l’agence de voyages privilégiée de la Société que pour les déplacements professionnels. Il n’est pas permis de faire des réservations pour un déplacement personnel.

7.1 Urgence ou modifications apportées aux réservations durant le déplacement

Tout employé en déplacement en tout temps, peut contacter l’agence de voyages désignée et les appels seront automatiquement transférés à l'agence de voyage de secours.

8. Délai pour préparer et soumettre les demandes de remboursement des dépenses

L’employé doit présenter sa demande de remboursement des dépenses dans les 30 jours suivant un déplacement au Canada ou dans les 45 jours suivant un déplacement à l’étranger afin que les dépenses engagées soient comptabilisées au budget de son service et pour qu’il soit remboursé en temps opportun.

9. Documents requis

Toutes les dépenses pour lesquelles un employé demande un remboursement (autres que les allocations journalières) doivent être accompagnées des reçus originaux et d’une preuve de paiement.

Les reçus doivent indiquer le détail des dépenses, le nom du fournisseur, le lieu, la date, le numéro d’inscription aux fins des taxes applicables et le montant.

Par exemple, l’employé doit accompagner son formulaire de demande de remboursement des dépenses des documents originaux suivants :

• transport aérien ou ferroviaire : la facture du transport aérien ou ferroviaire et l’itinéraire;
• hôtel : facture de l’hôtel plus reçu ou relevé de carte de crédit ou facture d’hôtel qui indiquent un solde nul;
• location de voiture : un contrat de location de voiture complet plus reçu ou relevé de carte de crédit ou contrat et facture de location de voiture qui indiquent un solde nul;
• repas et divertissement : reçus de restaurant provenant d’une caisse enregistreuse, plus le reçu de carte de crédit ou toute autre preuve de paiement;
• frais de conférence : la facture des frais de conférences ainsi que le programme de cette dernière, plus le reçu de carte de crédit ou toute autre preuve de paiement;
• toute autre dépense nécessitant un reçu : présenter une facture, plus le reçu de carte de crédit ou toute autre preuve de paiement.

9.1 Reçus égarés

Lorsqu’au titre de la présente politique il faut présenter un reçu original détaillé afin de justifier une demande de remboursement des dépenses et que l’employé a égaré son reçu, il doit procéder comme suit :

1. l’employé doit tenter d’obtenir une copie du reçu auprès du commerçant.
2. Dans l’éventualité où il ne pourrait pas obtenir de copie, l’employé doit présenter ce qui suit :
1. une déclaration écrite motivant l’absence de reçu original;
2. une description écrite produisant le détail du remboursement demandé;
3. tout autre document justificatif attestant le paiement pour lequel il demande un remboursement, p. ex. un reçu ou un relevé de carte de crédit.

10. Catégorisation des dépenses

Lorsque l’employé remplit une demande de remboursement des dépenses, il doit adéquatement consigner et catégoriser les dépenses qu’il a faites au moyen de l’outil de remboursement des employés du SAP.

11. Conversion de devises étrangères

Toute dépense consignée dans l’outil de remboursement des employés du SAP doit être exprimée et consignée en devise canadienne.

11.1 Dépenses attestées par des reçus

Les dépenses engagées en devises étrangères attestées par des reçus doivent être converties en dollars canadiens au taux de change qui a été payé et être accompagnées des reçus originaux d’échange des devises étrangères ou des bordereaux de facturation à une carte de crédit de la Société.

11.2 Dépenses non attestées par des reçus (allocations journalières)

Pour ce qui est des repas, des dépenses complémentaires et des allocations journalières comptabilisés aux États-Unis, l’outil SAP convertit automatiquement ces dépenses en devise canadienne.

Pour leur part, les repas, dépenses complémentaires et allocations journalières comptabilisés à l’étranger (dans des pays autres que les États-Unis) sont calculés en fonction du taux de change moyen des devises étrangères de la Banque du Canada. Le taux doit représenter la moyenne des taux en vigueur au premier et au dernier jour passé dans le pays en question.

12. Voyageurs ayant un handicap physique

Lorsqu’un voyageur ayant un handicap physique doit, en raison de la nature même de ce handicap, payer pour obtenir une aide particulière en cours de déplacement (p. ex., chauffeur de taxi, location d’un fauteuil roulant ou de béquilles, etc.), ces frais sont remboursés à la rubrique des frais accessoires supplémentaires, sous réserve qu’ils soient clairement raisonnables, nécessaires et attestés par des reçus.

13. Programmes de fidélité

À condition que cela n’engage pas de frais supplémentaires pour la Société, les employés qui effectuent un déplacement professionnel peuvent adhérer à des programmes de fidélité et conserver les avantages offerts par l’industrie du voyage pour leur usage professionnel ou personnel. Ces privilèges sont conditionnels à l’utilisation de produits et services ayant reçu l’approbation de la Société.

L’employé est entièrement responsable des incidences fiscales découlant des frais de déplacement payés par l’employeur pour accumuler des points ou crédits qui seront utilisés à des fins personnelles.

La Société ne rembourse pas les frais d’adhésion à un programme de fidélité ou à un club de voyage.

14. Mise en application

Tout employé doit savoir que le non-respect de la présente politique peut se traduire par l’application de l’une ou de l’ensemble des mesures qui suivent :

• le retard ou la retenue du remboursement;
• la communication du non-respect au vice-président responsable pour examen;
• des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement lorsqu’il y a évidence de non-respect flagrant, intentionnel ou constant.

15. Autres utilisations de l’outil de remboursement des employés du SAP

L’outil de remboursement des employés du SAP sert également à gérer le remboursement des employés dans les cas suivants :

• les postes isolés;
• une réinstallation;
• les dépenses en rapport avec la reconnaissance envers les employés**.

L’admissibilité au remboursement de ces dépenses est régie par leurs politiques respectives.
** Toute disposition relative à la nourriture et aux boissons servies aux employés dans le cadre de la reconnaissance envers ces derniers est également assujettie :

• à la disposition portant sur l’approbation préalable définie à la section 2 – Frais d’accueil;
• et aux exigences d’approbation en ce qui concerne les coûts standard par personne comme il est indiqué à la section 2 – Frais d’accueil.

16. Avec qui communiquer?

Pour toutes les questions, commentaires ou suggestions concernant :

• les demandes de remboursement, le SAP et le procédé de paiement, envoyer un courriel à l’adresse travel-voyages@postescanada.ca

17. Section 1 – Frais de déplacement

17.1 Solutions de rechange aux déplacements

Il faut éviter de se déplacer lorsqu’il existe des solutions de rechange pertinentes et plus économiques. Comme solutions de rechange aux déplacements, on devrait d’abord envisager le recours aux conférences téléphoniques et aux vidéoconférences. On peut trouver des renseignements sur les conférences téléphoniques et sur les vidéoconférences dans intraposte.

17.2 Définitions de déplacement local et non local

Un déplacement local est un voyage d’affaires survenant dans l’environnement de travail habituel d’un employé qui nécessite l’utilisation de taxis, des transports en commun, d’un véhicule personnel, d’un véhicule de location ou d’un véhicule du parc, et qui ne nécessite pas de services d’hébergement pour la nuit.

Un déplacement non local est un déplacement qui nécessite une réservation de billets d’avion ou de train, ou une réservation relative à des services d’hébergement.

17.3 Exigences relatives à l’approbation préalable

Les employés doivent obtenir une approbation avant d’engager des dépenses liées aux déplacements.

• Employé en déplacement local : nécessite l’approbation préalable officieuse du chef d’équipe immédiat de l’employé. Une approbation préalable officieuse peut être donnée sous forme orale ou écrite (par courriel).
• Employé en déplacement non-local – au pays : nécessite, au moyen de l’application SAP, l’approbation préalable officielle à tout le moins d’un directeur. Ceux qui occupent l’échelon de directeur et plus doivent obtenir l’approbation préalable de leurs chefs d’équipe immédiats.
• Employé en déplacement non local – aux É.-U. : nécessite l’approbation préalable officielle du vice-président de l’employé au moyen de l’outil SAP. Ceux qui occupent l’échelon de vice-président et plus doivent obtenir l’approbation préalable de leurs chefs d’équipe immédiats.
• Employé en déplacement non local – à l’international : nécessite l’approbation préalable officielle du président-directeur général au moyen de l’outil SAP.

Toute demande d’approbation préalable officielle présentée au moyen de l’outil SAP doit être accompagnée (entre autres renseignements), des éléments suivants :

• un résumé de l’objectif du déplacement;
• la catégorie de déplacement à partir d’une liste prédéfinie;
• une justification, à savoir si le déplacement est lié à un événement particulier;
• dans l’affirmative, il faut fournir le numéro d’autorisation de l’événement dans l’outil SAP;
• une justification du déplacement en personne;
• le nombre d’employés se déplaçant pour le même motif et une justification de leur nombre, s’il y en a plus d’un;
• une estimation des coûts pour chacun des éléments suivants :
• transport
• hébergement
• repas et frais accessoires

17.4 Se déplacer à l’extérieur du Canada

Planification préalable d’un déplacement aux États-Unis et à l’étranger
Un employé qui prévoit se rendre aux États-Unis ou à l’étranger doit en obtenir l’approbation préalable et communiquer avec l’agence de voyages désignée de Postes Canada dès que possible afin d’obtenir les meilleurs tarifs aériens qui soient.

Documents de voyage aux É.-U. et à l’étranger et autres exigences
Un employé appelé à se rendre aux É.-U. ou à l’étranger pour le compte de la Société doit prendre les dispositions pour obtenir, aux frais de Postes Canada, un passeport, un visa, les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats de santé requis. L’employé doit recourir autant que possible aux services médicaux recommandés par Postes Canada et prendre lui-même les rendez-vous nécessaires.

Les autres documents qui ne sont pas obligatoires en voyage, comme la carte NEXUS, ne sont pas remboursables.

Avertissements consulaires aux voyageurs
Les employés doivent communiquer avec l’agence de voyages désignée de Postes Canada et avec Affaires mondiales Canada pour obtenir des renseignements et des conseils divers au sujet des avertissements consulaires aux voyageurs en vigueur.

17.5 Sélection du moyen de transport

Un employé peut choisir divers modes de transport sous réserve des conditions énoncées dans la présente politique. Les employés doivent choisir le mode de transport le plus économique et le plus pratique, en tenant compte d’éléments comme le temps, le coût, la sécurité, etc.

17.5.1 Par avion

La classe de transport aérien standard pour tous les employés est la classe économique à bord du transporteur préféré, conformément à la recommandation de l’agence de voyages désignée.

Toutes les réservations de billets d’avion pour une destination canadienne doivent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne à partir du lien de l’agence de voyages désignée de Postes Canada. On trouve l’outil de réservation de voyage en ligne en ouvrant une session dans le portail du SAP.
Pour les réservations à l’international, y compris les déplacements aux États-Unis et autres réservations complexes, les voyageurs doivent traiter avec l’agence de voyages désignée de Postes Canada.

Bagages standard
Dans la mesure du possible, les employés doivent emporter un bagage à main afin d’éviter les frais supplémentaires. Toutefois, les frais du premier bagage enregistré imposé par une compagnie aérienne sont remboursés.

Excédent de bagages
Un employé touchera une allocation pour excédent de bagages dans les cas suivants seulement :

• s’il transporte du matériel ou de l’équipement lourd ou volumineux nécessaire à l’exercice de ses fonctions;
• si l’excédent de bagages consiste en dossiers ou en biens appartenant à la Société;
• s’il doit être en déplacement pendant plus d’une semaine.

Bagages perdus
Il incombe aux compagnies aériennes de retrouver les bagages perdus ou de verser une indemnité pour perte de bagages adéquate. Par conséquent, Postes Canada ne verse aucune indemnité à ses employés pour la perte de bagages par les compagnies aériennes. Toutefois, ils pourraient bénéficier d’une protection d’assurance supplémentaire au moyen de la carte de crédit de la Société.

Indemnité pour refus d’embarquement
AUCUN employé NE doit céder sa place volontairement lorsqu’il se déplace pour le compte de la Société, sauf :

• s’il voyage en dehors des heures de travail normales;
• et si le retard qui en résultera ne se traduit pas par une absence au travail ou une perte pour la Société.

Retard jusqu’au lendemain
Si un employé doit séjourner une nuit de plus à cause d’un retard d’une compagnie aérienne, celui-ci doit tout d’abord tenter d’obtenir que la compagnie aérienne assume le coût de l’hébergement. Si la compagnie aérienne refuse, l’employé doit communiquer avec l’agence de voyages désignée ou composer le numéro sans frais du centre d’urgence en cours de voyage pour obtenir de l’aide. Dans un tel cas, Postes Canada rembourse toutes les menues dépenses raisonnables.

Annulations
Lorsqu’un déplacement est entièrement ou partiellement annulé après l’émission du billet, l’employé doit communiquer sans délai avec l’agence de voyages désignée de Postes Canada pour annuler la partie des réservations qui ne sera pas utilisée et pour demander un remboursement ou une note de crédit au nom de la Société.

Si le billet est remboursable, l’agence de voyages remboursera le prix du billet moins les frais d’annulation.

Si au contraire le billet n’est pas remboursable, l’employé pourra alors appliquer le crédit la prochaine fois qu’il réservera une place à bord d’un vol par l’entremise de l’agence de voyages dans les 12 mois qui suivront. Afin de s’assurer que la Société ne perde pas la valeur des notes de crédit, l’agence de voyages désignée affectera tout crédit inutilisé comptant moins de 90 jours avant son expiration à un employé faisant une réservation d’une valeur similaire.

17.5.2 Par train

Il faut choisir de voyager par train dans les circonstances suivantes :

• lorsque cela est moins coûteux que le transport par avion;
• lorsque cela n’entraîne aucune conséquence négative sur la conduite des affaires;
• lorsque cela est plus rapide ou sécuritaire que la conduite automobile.

Pour un déplacement en train, la norme est la catégorie qui suit la classe économique (p. ex., la classe affaires). Toutes les réservations en train doivent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne à partir du lien de l’agence de voyages désignée de Postes Canada. On trouve l’outil de réservation de voyage en ligne en ouvrant une session dans le portail du SAP.

17.5.3 Location de voiture

Un employé peut louer une voiture pour se rendre à destination lorsque cela est plus économique que d’utiliser le transport aérien ou ferroviaire ou son propre véhicule et lorsqu’il doit prendre en compte des éléments tels que le temps, la sécurité, etc.

Un employé peut louer une voiture parvenu à destination lorsque cela est plus économique et plus pratique que de recourir à des taxis, aux services de limousines à l’aéroport ou au service de navettes.

La Société ne rembourse pas les contraventions, les amendes pour stationnement interdit et les autres frais liés à des infractions.

Un véhicule de location ne peut servir aux nécessités du service, p. ex. transporter du courrier ou du matériel. La location de véhicules servant à des fins autres que le transport de passagers ne doit pas être portée à la carte de crédit de la Société. La carte de crédit de la Société ne prévoit pas une assurance pour un tel usage. Dans ces cas, il faut communiquer avec la Gestion de l’approvisionnement, qui a conclu des contrats distincts pour combler un tel besoin.

Réservations de voiture
Les employés doivent louer des voitures au fournisseur de véhicules de location attitré de Postes Canada.

Toutes les réservations de véhicules doivent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne à partir du lien de l’agence de voyages désignée de Postes Canada. On trouve l’outil de réservation de voyage en ligne en ouvrant une session dans le portail du SAP.

Catégories de voitures louées
Un véhicule de type berline ou de catégorie inférieure constitue la norme pour un véhicule de location. Les véhicules de location au-delà de cette catégorie doivent faire l’objet d’une autorisation fondée sur des facteurs tels que, sans toutefois s’y limiter, la sécurité, les besoins du conducteur et le volume ou le poids des biens qu’il doit transporter.

Il incombe à l’employé de bien vérifier le véhicule pour voir s’il est endommagé. Tout dommage doit être signalé au représentant de l’agence de location de voitures; en l’occurrence, les dommages doivent être précisés sur le contrat de location avant que l’employé prenne livraison du véhicule.

Les tarifs négociés par la Société valent également pour les locations de véhicules personnels. Les voyageurs qui louent un véhicule pour un déplacement personnel au pays ou à l’extérieur du Canada doivent consulter leurs assureurs pour vérifier qu’ils sont dotés d’une protection suffisante.

Assurance sur les voitures louées ‒ au Canada
Il faut utiliser la carte de crédit de la Société pour louer une voiture. Au moment de louer une voiture, un employé doit refuser toute assurance donnant droit à une exonération de responsabilité (souvent désignée sous « prime-collision sans franchise ») que l’agence de location pourrait offrir étant donné que la carte de crédit de la Société est assortie de ce type d’assurance. Tout employé qui doit louer une voiture et qui n’est pas titulaire d’une carte de crédit de la Société doit communiquer avec travel-voyages@canadapost.ca.

Postes Canada ne rembourse pas le coût d’une assurance contre les blessures personnelles souscrite sur l’initiative de l’employé.

Assurance sur les voitures louées ‒ autres pays
Un employé qui effectue un déplacement professionnel doit accepter toute protection d’assurance qui lui est offerte lorsqu’il loue une voiture dans un pays étranger, y compris aux États-Unis, afin d’améliorer sa protection alors qu’il se déplace à l’international.

L’assurance achetée dans un pays étranger est entièrement remboursable.

Procédures d’annulation des réservations de voiture
Il incombe à l’employé d’annuler ses réservations de véhicules de location en temps opportun afin d’éviter des frais inutiles à la Société :

• L’employé doit alors demander le numéro d’annulation et le noter.

Retour d’une voiture louée
Il ne faut ménager aucun effort pour retourner la voiture louée :

• ayant refait le plein pour éviter les frais excessifs à ce chapitre;
• dans la ville de location originale, à moins que la location en aller simple n’ait été approuvée au préalable;
• dans un état intact (c’est-à-dire sans bosse, égratignure ou problème mécanique);
• à l’heure prévue, afin d’éviter des frais horaires additionnels.

Accidents impliquant une voiture louée
En cas d’accident impliquant une voiture louée, l’employé doit immédiatement communiquer avec :

• les autorités locales, s’il y a lieu;
• l’agence de location de voitures;
• la compagnie émettrice de la carte de crédit de la Société;
• son chef d’équipe.

17.5.4 Utilisation de véhicules personnels

Un employé peut utiliser son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions :

• si cette est plus economique et plus pratique (compte des elements tels que le temps, la securite, etc.) que de recourir a des taxis, location d’une voiture, ou autre mode de transport.
• si cette solution est plus rapide que le recours à un moyen de transport public.

Demande de remboursement du kilométrage
Les voyageurs doivent emprunter les itinéraires les plus directs, les plus sûrs et les plus pratiques, et doivent demander seulement le remboursement des trajets parcourus à des fins professionnelles.

Un employe n'a pas droit au remboursement des frais de kilometrage enregistre entre son domicile et son lieu de travail officiel (trajet normal). On definit le lieu de travail official : lieu de travail de la Société auquel l’employé est rattaché dans le SAP et qui est spécifié dans sa lettre d’offre.

Si un employe est tenu de se presenter a un endroit autre que son lieu de travail official de fa9on temporaire (p. ex., pour assister a des reunions, une formation, pour se rendre a une aerogare ou pour un projet d'une periode determinee), ii a le droit de reclamer le remboursement des frais de kilometrage pour la difference entre le trajet vers son lieu de travail official et l'autre lieu ou ii doit se rendre. Un employe est seulement admissible a ce remboursement si la distance a parcourir pour se rendre a l'autre lieu est superieure a la distance entre son domicile et son lieu de travail official.

Un employé touche une allocation d’utilisation de son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions, laquelle est conforme au barème des taux par kilomètre en vigueur.

Un employé qui se sert souvent de son véhicule à des fins professionnelles peut être admissible au plan visant les véhicules de la Société et devrait communiquer avec un représentant des Ressources humaines de sa région à ce sujet. L’utilisation fréquente d’un véhicule se définit par une utilisation de plus de 10 000 kilomètres par an à des fins professionnelles. Tout employé qui participe à un plan visant les véhicules de la Société est assujetti à la politique correspondant au plan en question ainsi qu’aux modifications apportées par la suite à la politique.

Un employé n’obtient pas le remboursement des frais de réparations de son véhicule personnel, y compris les frais de remorquage, même si ces réparations découlent de l’utilisation de son véhicule dans l’exercice de ses fonctions.

La Société ne rembourse pas les contraventions, les amendes pour stationnement interdit et les autres frais liés à des infractions.

Pour toucher l’allocation d’utilisation de son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions, l’employé doit fournir les renseignements pertinents dans sa demande de remboursement :

• la date du déplacement;
• la distance en kilomètres;
• le point de départ et la destination;
• l’objet du déplacement.

Assurance automobile
Lorsqu’un véhicule personnel est utilisé pour le compte de la Société, que ce soit à la demande de Postes Canada ou à celle de l’employé, l’employé doit veiller à se doter d’une protection d’assurance adéquate. La Société n’assume aucune responsabilité financière en rapport aux véhicules personnels, si ce n’est qu’elle rembourse le taux par kilomètre ainsi que la prime d’assurance commerciale supplémentaire, le cas échéant. La Société n’est en rien responsable du remboursement des franchises d’assurance.

L’employé qui utilise un véhicule personnel à des fins professionnelles doit s’assurer que son assurance automobile personnelle offre une couverture relative à la responsabilité civile d’au moins 1 000 000 $.

Les voyageurs qui ont l’intention de prendre des passagers doivent vérifier auprès de leurs agents d’assurance qu’ils ont la protection nécessaire.

Les procédures ci-après s’appliquent lorsque la Société demande régulièrement à un employé d’utiliser son propre véhicule dans l’exercice de ses fonctions :

• l’employé doit fournir à son assureur une estimation des kilomètres annuels prévus pour les déplacements professionnels afin d’évaluer la nécessité de souscrire à une assurance d’affaires supplémentaire (AAS);
• l’employé doit obtenir une estimation des coûts d’une assurance d’affaires supplémentaire (AAS) aux fins d’approbation. Les primes additionnelles pour des raisons professionnelles, le cas échéant, excédentaires aux primes versées pour les déplacements habituels entre le domicile et le bureau seront remboursées à l’employé. Seuls les coûts de la prime pour la responsabilité civile de l’AAS, et ce, pour un seul véhicule pendant une période donnée sont remboursés.
• Les coûts supplémentaires d’AAS sont remboursés à l’employé sur présentation d’une preuve de paiement.
• Les primes d’AAS ne sont pas remboursées lorsque l’employé demande à utiliser régulièrement son véhicule.
• Tout remboursement de primes payées par la Société à l’expiration de l’assurance doit être remis à Postes Canada.

17.5.5 Autres moyens de transport

Autocar
Un employé qui ne conduit pas ou qui préfère ne pas conduire peut envisager de faire le trajet en autocar, lorsqu’il n’y a pas de service par avion ou par train. Il n’est alors pas nécessaire de faire de réservations par l’entremise de l’agence de voyages désignée de Postes Canada.

Transport au sol à destination de l’aérogare ou au départ de celle-ci
Lorsque la chose est possible, les employés qui se déplacent ensemble doivent utiliser le même mode de transport au sol pour se rendre à l’aéroport, au terminus ou à la gare ou pour en revenir.

L’employé doit utiliser le mode de transport le plus économique et pratique lorsqu’il n’est pas accompagné d’un client.

Il convient d’envisager les modes de transport suivants :

• autocar, métro, taxi, Uber, Lift, etc.;
• services de navettes fournis par l’hôtel ou par l’aéroport;
• voiture de location ou voiture personnelle.

Autres coûts afférents
Les droits de passage des ponts et tunnels ainsi que les péages sur la route sont acceptables, à condition qu’ils soient inévitables ou pratiques lorsqu’on prend en compte des éléments tels que le temps, la sécurité, le rapport coût-efficacité, etc.

17.6 Hébergement

Les réservations de chambres d’hôtel doivent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne ou en communiquant avec l’agence de voyages désignée de Postes Canada. On trouve l’outil de réservation de voyage en ligne en ouvrant une session dans le portail du SAP.

L’employé doit faire ses réservations à partir de la liste des hôtels privilégiés de Postes Canada, lorsque c’est possible.

L’outil de réservation en ligne détermine la liste des hôtels privilégiés et fournit une liste d’hôtels supplémentaires. L’employé doit réserver sa chambre à partir de la liste d’hôtels privilégiés, mais peut également choisir un hôtel moins cher conseillé par l’outil de réservation en ligne.

Lorsqu’ils assistent à une conférence, les employés peuvent décider de réserver une chambre dans les hôtels où se déroulent les conférences si c’est plus pratique lorsqu’on prend en compte des éléments tels que le temps, la sécurité, le rapport coût-efficacité, etc.; le motif doit être dûment consigné dans leur demande de remboursement des dépenses.

17.6.1 Norme relative aux hôtels

En matière d’hébergement, la norme est une chambre ordinaire en occupation simple, à un prix raisonnable, dans un hôtel sûr, bien situé et doté d’installations confortables.

17.6.2 Tarifs raisonnables

Destinations intérieures
Pour les réservations d’hôtels au Canada, les tarifs suivants des villes les plus visitées sont considérés comme étant acceptables (montants en dollars canadiens, après impôts) :

Pour les hôtels à l’extérieur des villes les plus visitées, les limites de tarifs pour les villes canadiennes publiées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doivent servir de guide pour la détermination de tarifs raisonnables.

Destinations aux États-Unis et à l’étranger
Pour les réservations d’hôtels à l’extérieur du Canada, les limites de tarifs d’hébergement pour les villes américaines et à l’étranger publiées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doivent servir de guide pour la détermination des tarifs raisonnables.
Remarques :

• Pour les destinations aux États-Unis, les limites de tarifs d’hébergement par ville sont exprimées en dollars des États-Unis, et excluent les frais de service et toute taxe applicable.
• Pour les destinations à l’étranger, les limites de tarifs d’hébergement par ville sont exprimées en dollars des États-Unis, et incluent les frais de service et toute taxe applicable.

Tarifs dépassant les limites des guides

Les tarifs d’hébergement qui excèdent :

• les tarifs acceptables d’hébergement indiqués pour les villes les plus visitées
• ou les limites de tarifs par ville publiées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour les autres villes

doivent être documentés et justifiés au moment de la demande d’approbation préalable. La justification doit reposer sur le rapport coût-efficacité (tenant en compte la sécurité, la commodité, etc.) ou des circonstances exceptionnelles (comme un événement spécial ou un festival ayant lieu dans la ville), qui auraient une incidence sur les frais d’hébergement dans un endroit où le voyage est nécessaire.

La documentation, soit l’information provenant de notre agence de voyages désignée ou de l’outil de réservation de voyage en ligne, peut comprendre une liste des chambres d’hôtel disponibles et des tarifs correspondants pour soutenir la demande.

Une telle demande doit être traitée avec prudence et intégrité, en gardant à l’esprit que toutes les dépenses doivent contribuer à la réalisation des objectifs de la Société. Bien que certaines circonstances peuvent justifier des coûts plus élevés qu’à l’habitude, la norme de base pour l'hébergement repose sur le confort, la sécurité et la commodité, sans excès.

17.6.3 Surclassement à l’hôtel

Un employé peut accepter un surclassement à une suite ou à une chambre à l’étage de la classe affaires :

• si le surclassement n’entraîne pas de frais supplémentaires pour Postes Canada;
• si l’employé paie les frais supplémentaires.

17.6.4 Appartement dans un hôtel

Un employé peut réserver une suite dans un hôtel s’il doit y mener des activités professionnelles, p. ex. tenir des réunions, conduire des entretiens, etc., et lorsque cela est plus économique que réserver une salle de réunion ainsi qu’une chambre d’hôtel ordinaire. Il doit toutefois justifier son choix et fournir les documents à l’appui.

17.6.5 Procédures d’annulation des réservations à l’hôtel

• Il incombe à l’employé d’annuler ses réservations d’hôtel.
• L’employé doit alors demander le numéro d’annulation et le noter.
• Un employé ne sera pas remboursé pour les frais de défaillance, à moins qu’il puisse démontrer que cela était inévitable et ne découlait pas de sa propre négligence.

17.6.6 Hébergement privé non commercial

Bien que, d’ordinaire, les employés en déplacement séjournent dans des établissements commerciaux, séjourner dans des établissements privés non commerciaux représente une option acceptable.

On entend par « établissement privé non commercial » une résidence ou un logement qui appartient ou qui est loué par une connaissance ou un parent avec qui un employé ne réside pas en tout temps.

Un employé qui séjourne dans un établissement privé non commercial alors qu’il est en déplacement professionnel peut toucher un remboursement pour chaque nuitée selon un taux quotidien.

17.6.7 Services d’échange de logements

En raison de questions de responsabilité, Postes Canada n’est pas en faveur de l’utilisation des services d’échange de logements (p. ex. Airbnb) à l’heure actuelle et, par conséquent, ces frais ne sont pas remboursés.

17.6.8 Utilisation du téléphone de l’hôtel et d’un téléphone personnel

Ces frais ne sont pas remboursés. Les communications avec le domicile de l’employé sont prévues dans l’indemnité des frais accessoires.

17.7 Repas et dépenses complémentaires en déplacement

Un employé qui effectue un déplacement professionnel touche l’indemnité de repas prévue pour le déjeuner, le dîner et le souper.

Aucune indemnité de repas n’est versée à un employé relativement à un repas qui lui est offert par la Société ou par une tierce partie (p. ex., les repas servis par une compagnie aérienne, dans le cadre d’une conférence, d’une séance de formation ou lors d’une réunion de travail, les repas compris aux frais d’hébergement, un repas que l’employé ajouterait aux frais d’accueil, etc.).

17.7.1 Allocations journalières de repas – déplacement local

Un employé qui effectue un déplacement local n’a, en principe, pas droit à une allocation journalière de repas.

Toutefois, il peut avoir droit à l’allocation journalière de repas prévue pour le déjeuner, le dîner et le souper dans les cas suivants :

1. l’employé est tenu de voyager à une distance d’au moins 40 kilomètres de son lieu de travail normal;
2. le déplacement de l’employé n’est pas lié à ses fonctions habituelles;
3. le déplacement se produit en dehors des heures de travail normal;
4. le repas est pris au cours de formations ou de réunions à l’extérieur du bureau et non présentées par la Société.

17.7.2 Allocation journalière de dépenses complémentaires – employé en déplacement local

Aucune allocation journalière de dépenses complémentaires n’est versée à un employé qui effectue un déplacement local.

17.7.3 Allocation journalière de repas – employé en déplacement non local au pays

Un employé qui effectue un déplacement non local au pays a droit à une allocation journalière de repas pour chaque déjeuner, dîner et souper qu’il prend pendant son séjour.

Les indemnités de repas sont remboursées conformément aux taux indiqués à l’annexe 1.

17.7.4 Allocation journalière de dépenses complémentaires – employé en déplacement non local au pays

Pour chaque nuitée passée loin de chez lui, l’employé a droit à une allocation de dépenses complémentaires servant à rembourser diverses dépenses qui peuvent être attribuées à une période de déplacement qui n’est pas prévue à la présente politique. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, les postes de dépense suivants : les pourboires, la lessive, le nettoyage à sec, la tonte de la pelouse, l’enlèvement de la neige, les rondes de sécurité à son domicile, l’arrosage des plantes, le ramassage du courrier, les services, les soins à ses animaux de compagnie, les services et le branchement des télécommunications, l’expédition de certains de ses effets personnels, l’usure et la détérioration de ses bagages, les articles de toilette, les magazines, les journaux, etc.

17.7.5 Allocations journalières de repas et de dépenses complémentaires – employé en déplacement aux É.-U.

Pour les déplacements sur le territoire continental des États-Unis, les taux journaliers d’un déplacement au pays sont en vigueur (repas et dépenses complémentaires), mais sont comptabilisés en devise américaine convertie en dollars canadiens. L’outil de remboursement des employés du SAP convertit automatiquement ces montants en leurs équivalents en devise canadienne.

17.7.6 Allocations journalières de repas et de dépenses complémentaires – employé en déplacement à l’international

Les employés qui se déplacent à l’international sont remboursés selon les taux journaliers en vigueur (repas et dépenses complémentaires) publiés par le Conseil national mixte, convertis en dollars canadiens.

17.8 Autres dépenses liées aux déplacements

17.8.1 Soins des personnes à charge pendant les déplacements

Un employé tenu de se déplacer pour des motifs professionnels a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables engagées pour les personnes dont il a la charge jusqu’à concurrence de 35 dollars canadiens par ménage et par jour, sur présentation d’une déclaration à cet effet ou jusqu’à concurrence de 75 dollars canadiens par ménage et par jour, sur présentation de reçus à cet effet, dans les conditions suivantes :

1. l’employé est le seul fournisseur de soins d’une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle;
2. deux employés de la Société qui vivent à la même adresse sont les seuls fournisseurs de soins d’une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle, et ces deux employés sont tenus d’effectuer un déplacement professionnel en même temps.

L’allocation versée pour les personnes à charge ne s’applique qu’aux dépenses engagées en raison du déplacement et qui constituent des dépenses supplémentaires par rapport à celles qu’engagerait l’employé s’il ne se déplaçait pas.

17.8.2 Employé en déplacement autorisé pour une période prolongée

Tout déplacement de plus de quatre mois doit faire l’objet d’une discussion avec les Services généraux des RH en composant le 613 734-8424.

17.8.3 Retour au domicile en fin de semaine

Le fait de se prévaloir des dispositions relatives au retour au domicile en fin de semaine ou de leurs solutions de rechange ne constitue pas une interruption d’un déplacement continu à un même endroit.

Un employé qui effectue un déplacement qui se poursuit pendant une fin de semaine et au‑delà peut se prévaloir des dispositions relatives au retour au domicile en fin de semaine s’il remplit les conditions suivantes :

1. les horaires de travail permettent à l’employé de s’absenter;
2. il existe des moyens de transport privés ou publics qui font l’affaire, et il est à la fois pratique et raisonnable de les emprunter;
3. les nécessités du service sur les plans de la logistique, de la distance, des coûts et du calendrier de travail permettent le déplacement;
4. la direction, à sa seule discrétion, approuve le retour au domicile en se fondant sur les critères précédents.

Chaque fin de semaine

Un employé admissible qui est autorisé à se rendre chez lui chaque fin de semaine se voit rembourser ses frais réels de transport jusqu’à concurrence d’un montant qui ne dépasse pas ce qui suit :

1. le coût afférent au maintien de l’employé en déplacement autorisé la fin de semaine (c.-à-d. les frais d’hébergement, les repas, les dépenses complémentaires et toutes les autres indemnités de dépenses);

Aux trois semaines

Il arrive qu’un employé en déplacement professionnel pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou sur la partie continentale des États-Unis se trouve si loin de chez lui qu’il ne peut y retourner chaque fin de semaine.

Dans ce cas, et à condition que l’employé soit en période de déplacement continu, il peut rentrer chez lui en moyenne aux trois semaines et prévoir des fins de semaine de congé à l’intérieur du nombre maximal permis pour répondre à ses besoins personnels.

L’employé touche le remboursement du billet d’avion aller-retour le moins cher, du transport aller-retour par voie terrestre en direction de l’aéroport et des allocations journalières en cours de déplacement. Il n’a pas droit au remboursement de ses repas et des dépenses complémentaires lorsqu’il est parvenu à destination. Il n’a pas à annuler son hébergement à l’endroit où l’amène son travail.

17.8.4 Protection d’assurance déplacement

Un employé en déplacement pour le compte de la Société bénéficie d’une protection d’assurance au même titre que si l’employé se trouvait à son lieu de travail habituel.

La protection d’assurance est également fournie au moyen de l’assurance déplacement commerciale de Postes Canada, de l’assurance automobile, des fournisseurs de services de voyage et de la compagnie émettrice de la carte de crédit de la Société.

Tout employé qui se déplace à l’extérieur du Canada devrait communiquer avec le prestataire d’avantages sociaux de la Société ou son assureur pour avoir des conseils en matière d’assurance complémentaire.

17.8.5 Protection-voyage supplémentaire

À moins d’indication contraire de Postes Canada, toute protection-voyage complémentaire n’est pas remboursée.

17.8.6 Maladie, accident ou urgence pendant qu’un employé est en déplacement

Un employé ou, s’il y a lieu, ses personnes à charge peuvent souscrire une protection d’assurance dans l’éventualité où l’employé tomberait malade, se blesserait ou décéderait au cours d’un déplacement professionnel, sous réserve des conditions générales des régimes d’avantages sociaux de la Société.

Les frais d’ambulance (non couverts par une police d’assurance de Postes Canada) ou de taxi sont remboursés si un employé en déplacement est malade ou blessé et doit être transporté à un établissement de soins médicaux.

17.8.7 Décès pendant que l’employé est en déplacement

Si un employé décède alors qu’il est en déplacement professionnel, le fournisseur d’avantages sociaux de Postes Canada rembourse les frais nécessaires pour le retour de la dépouille de l’employé à son domicile.

Veuillez communiquer avec AccèsRH par téléphone au 1 877 807-9090 ou par courriel à l’adresse accesRH@postescanada.ca.

17.8.8 Jumelage d’un voyage d’agrément à un déplacement d’affaires

Il est possible de jumeler un voyage d’agrément à un déplacement professionnel à condition que cela n’entraîne pas de frais supplémentaires pour la Société et qu’il n’y ait pas de répercussions négatives sur l’objet du déplacement.

La couverture d’assurance émise par la carte de crédit de la Société n’est pas valide lorsqu’un employé se prévaut de tarifs de location de voiture négociés par la Société aux fins de voyage personnel ou de vacances.

Postes Canada ne rembourse alors que les dépenses engagées par l’employé pour la conduite des affaires.

17.8.9 Utilisation de tarifs d’hôtel et de location de voiture négociés par la Société à des fins personnelles

Habituellement, les hôtels et les agences de location de voitures accordent les tarifs convenus avec la Société aux employés en voyage personnel ou en vacances. L’employé peut alors devoir présenter une carte d’identité de Postes Canada à la direction de l’hôtel ou de l’agence de location de voitures. Au moment d’effectuer les réservations, l’employé doit préciser qu’il s’agit d’un voyage d’agrément. La carte de crédit de la Société et l’agence de voyages désignée de Postes Canada ne doivent pas être utilisés pour un déplacement personnel.

La protection d’assurance émise par la carte de crédit de la Société n’est pas valide lorsqu’un employé se prévaut de tarifs de location de voiture négociés par la Société aux fins de voyage personnel ou de vacances.

17.8.10 Procédures de facturation des dépenses engagées en voyage personnel ou en vacances

Les dépenses engagées en voyage personnel ou en vacances ne doivent jamais être combinées et leur combinaison doit être évitée dans la mesure du possible. Toute facture doit établir une nette séparation entre les dépenses personnelles et celles liées aux affaires.

17.8.11 Compagnon de voyage

Un compagnon peut accompagner un employé en déplacement professionnel, à condition que celui-ci assume les frais (qu’il n’y ait pas de frais supplémentaires pour Postes Canada) et qu’il n’y ait pas de répercussions négatives sur l’objet du déplacement. Les réservations du compagnon de voyage ne peuvent être faites au moyen de l’outil de réservation de voyage en ligne ou auprès de l’agence de voyages désignée de Postes Canada.

Tout déplacement qui engage des dépenses relatives à la présence d’un compagnon, aux frais de la Société, doit obtenir l’approbation préalable du président-directeur général.

18. Section 2 – Frais d’accueil et de divertissement

18.1 Introduction

Il est souvent nécessaire d’engager des frais d’accueil et de divertissement pour appuyer la conduite et le développement des affaires de la Société, pour qu’elle s’acquitte de son mandat principal ainsi que d’autres priorités commerciales. Les frais d’accueil peuvent être engagés avec des tierces parties (clients, fournisseurs, spécialistes, personnes-ressources, groupes d’intérêt public, etc.), de même qu’en rapport avec des réunions ou rencontres professionnelles. Tous les employés sont tenus de gérer de telles dépenses de façon prudente et d’adopter des mesures pour diminuer les coûts.

Les frais d’accueil liés à des événements sociaux ou personnels tels que l’anniversaire d’un employé, les fêtes des équipes ou autres événements du genre ne sont pas considérés comme des frais d’accueil et, à ce titre, ne sont pas remboursables par la Société.

Pour les frais d’accueil liés à la reconnaissance envers les employés, veuillez consulter la section Autres utilisations de l’outil de remboursement des employés.

En ce qui a trait aux frais d’accueil lorsque plus d’un employé de Postes Canada est présent, l’employé occupant l’échelon le plus élevé doit obtenir une approbation préalable et engager les frais.

18.2 Définition d’accueil

On parle d’accueil pour désigner les repas, les boissons ou les rafraîchissements qui sont servis à des intervenants externes ou des employés pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole, et qui sont nécessaires à la conduite et au développement efficaces et efficients des affaires de la Société.

Définition de divertissement
On parle de divertissement pour désigner les amusements et les distractions offerts à des intervenants externes ou des employés et qui comprennent, sans toutefois s’y limiter, la tournée d’endroits dignes d’intérêt et d’autres activités similaires pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole.

18.3 Accueil pour les employés seulement

Dans certaines circonstances, et selon les limites définies dans la présente politique, des frais d’accueil peuvent être engagés pour des employés de Postes Canada dans le cadre de réunions professionnelles à l’interne qui sont nécessaires à la conduite et au développement efficaces et efficients des affaires de la Société.

En quelques circonstances, les employés peuvent se voir offrir un accueil lorsqu’ils sont tenus de participer à des réunions opérationnelles, à des réunions de gouvernance ou à des rencontres professionnelles d’un autre ordre, à des séances de formation ou des événements tenus en dehors de leurs heures normales de travail. Il s’agit alors de situations où les employés sont tenus de faire acte de présence et de travailler bien avant, durant ou bien au-delà des périodes réservées aux repas, notamment lorsque :

• il ne se trouve aucun établissement à proximité où prendre les repas ou boire quelque chose;
• la dispersion des employés ne constitue pas un moyen efficace ni rentable (p. ex., la nourriture est livrée, ce qui permet à l’équipe de continuer à travailler pendant une pause-repas).

Dans les situations où seuls des employés sont touchés, les dépenses suivantes ne sont pas remboursables par la Société :

• les boissons alcoolisées;
• les activités de divertissement;
• la participation fréquente à des réunions opérationnelles ou du même type sur une base hebdomadaire ou bimensuelle, où des repas sont servis.

18.4 Frais d’accueil et de divertissement de tierces parties

Des dépenses peuvent être engagées pour l’accueil et le divertissement de tierces parties (clients, fournisseurs, spécialistes, personnes-ressources, groupes d’intérêt public, intervenants externes, etc.) pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole, et en faveur de ce qui suit :

• la conduite et le développement des affaires de la Société;
• l’exécution du mandat principal de la Société, de ses activités opérationnelles et de ses autres priorités commerciales.

Les frais de divertissements ci-après ne sont généralement pas remboursables :

• les billets pour un concert ou une représentation théâtrale;
• les droits d’accès à un parcours de golf;
• les billets pour un événement sportif;
• les droits d’accès à un court de tennis.

Tous les frais de divertissement nécessitent l’approbation préalable du
président-directeur général.
Les frais d’accueil pour les tierces parties doivent être réservés au nombre minimal d’employés qui doivent être présents pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie ou du protocole et la réalisation des objectifs commerciaux ou professionnels de la Société.

Remarque : Pour ce qui a trait à l’accueil fait à des tierces parties ou reçu de tierces parties, les employés doivent se laisser guider par les conseils énumérés dans les documents suivants :

• Code de conduite
• Politique sur les conflits d’intérêts

18.5 Exigences relatives à l’approbation préalable

Les employés doivent obtenir une approbation préalable officielle au moyen de l’outil de remboursement des employés du SAP avant d’engager des dépenses liées à l’accueil et au divertissement.

Toute demande d’approbation préalable officielle présentée au moyen de l’outil de remboursement des employés du SAP doit être accompagnée, entre autres renseignements, des éléments suivants :

• la raison d’être de l’accueil et du divertissement, et leurs descriptions;
• le nombre de participants de Postes Canada et de la tierce partie;
• la liste des participants (le nom, le titre et la dénomination sociale de l’entreprise de chacun des invités et des employés de Postes Canada participant à l’événement);
• une estimation du coût de l’accueil projeté;
• une estimation du coût et la description du divertissement prévu;
• préciser si une boisson alcoolisée (se rapporter à Boissons alcoolisées [1] ci-dessous) sera servie.

Voir ci-dessous pour connaître les limites de dépenses et les montants qui doivent faire l’objet d’une approbation préalable d’un niveau hiérarchique :

Autorité chargée de l’approbation préalable (remarque 1, remarque 2)	Seuil en matière de frais d’accueil*
Présidente du Conseil d’administration**	Plus de 50 000 $
Président-directeur général** L’approbation préalable du président-directeur général est nécessaire dans tous les cas où : des boissons alcoolisées (1) seront servies et feront l’objet d’une demande de remboursement; le coût par personne dépasse le coût standard (consulter les Limites de dépenses en matière d’accueil ci-dessous); des divertissements seront présentés; l’accueil se déplacera à la résidence d’un employé; l’accueil ou le divertissement sera offert à une personne qui accompagne un employé.	Moins de 50 000 $
PVP/VP**	Moins de 10 000 $
Directeur général**	Moins de 2 500 $
Directeur**	Moins de 500 $

*       Comprend tous les coûts de la nourriture et des boissons, les taxes en vigueur et les pourboires.
**    Les directeurs et les représentants des échelons supérieurs ne sont pas tenus d’obtenir une approbation préalable lorsque les frais d’accueil sont de 200 $ ou moins ou lorsque les coûts sont inférieurs au coût standard par personne et ne comprennent pas de boissons alcoolisées.

• Remarque 1.      En ce qui a trait aux frais d’accueil lorsque plus d’un employé de Postes Canada est présent, l’employé occupant l’échelon le plus élevé doit obtenir une approbation préalable et engager les frais.
• Remarque 2.      Cependant, il doit à tout le moins obtenir l’approbation préalable d’un employé qui occupe un échelon supérieur au sien avant d’engager les frais.

(1) Boissons alcoolisées

La norme en matière d’accueil exclut toute consommation d’alcool. Le remboursement des boissons alcoolisées n’est autorisé qu’en des circonstances exceptionnelles lorsqu’un accueil est fait à des tierces parties, sur présentation de la liste des clients, fournisseurs et intervenants qui ont été approuvés (que justifient le type d’événement, le statut et la nature des participants, le lien professionnel ou commercial) ou lors d’événements tels qu’une remise de prix, un gala, une réunion entre intervenants ou des occasions du même genre, alors que Postes Canada doit recevoir une tierce partie.

Avant d’engager la moindre dépense liée à la consommation d’alcool, il faut obtenir l’approbation préalable du président-directeur général.

La consommation d’alcool est autorisée en quantité limitée. Plus précisément, l’employé hôte et ses invités doivent limiter leur consommation d’alcool et les coûts afférents. On juge bienséant de ne pas servir plus d’un verre ou deux d’alcool à chaque invité.

En raison des risques et des obligations juridiques liés à la consommation d’alcool et la conduite automobile, les employés et leurs invités qui consomment de l’alcool dans le cadre d’activités approuvées au préalable peuvent soumettre les dépenses engagées pour rentrer à la maison ou à l’hôtel par un autre moyen de transport.

18.6 Limites de dépenses en matière d’accueil

Lorsqu’on planifie des dépenses liées à l’accueil, il faut tenir compte des limites et exclusions suivantes :

• On peut servir de la nourriture, des boissons ou des rafraîchissements, sous réserve des coûts standards par personne. Ces limites tiennent compte des coûts d’accueil par personne et par repas servis au cours d’une même journée et par rafraîchissement servi.
• Les frais d’accueil qui respectent le coût standard par personne sont les frais prévus pour un repas individuel engagés en des circonstances habituelles, plus particulièrement lors d’événements qui ne réunissent que des employés et qui sont approuvés par une personne chargée de l’approbation préalable.
• Un coût par personne dépassant le coût standard par personne peut être acceptable en des circonstances exceptionnelles, justifié par le genre d’événement, le statut et la nature des participants, le lien professionnel ou commercial, et pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole. Le président-directeur général est l’autorité d’approbation de ces frais d’accueil.

Remarque : Ces montants ne constituent pas un seuil de dépenses. Toutes les dépenses doivent être réduites au minimum et, lorsqu’elles sont nécessaires, elles doivent être gérées de manière efficace et avec un souci d’économie.

Coûts standard par personne pour la nourriture et les boissons

Nourriture et boissons	Coût standard* par personne
Déjeuner	1,5 x l’allocation pour le déjeuner
Rafraîchissement (1)	0,5 x l’allocation pour le déjeuner
Dîner	2 x l’allocation pour le dîner
Réception (2)	2 x l’allocation pour le déjeuner
Souper	1,75 x l’allocation pour le souper

Les calculs du coût par personne des indemnités de repas se font comme suit :

Nourriture et boissons	Coût standard* par personne
Déjeuner	35,40 $
Rafraîchissement (1)	11,80 $
Dîner	47,80 $
Réception (2)	47,20 $
Souper	102,55 $

* Comprend tous les coûts de la nourriture et des boissons, les taxes en vigueur et les pourboires.

1. Comprend les boissons ou la nourriture (p. ex., les collations), ou les deux, servis entre les repas.
2. Un événement se déroulant pendant une période prolongée au cours duquel on peut servir de la nourriture afin d’apaiser la faim des participants et à la suite duquel on peut servir un repas.

18.7 Pourboires

Le pourboire représente habituellement 15 % de la facture totale avant les taxes. Dans les cas où les options de pourboire d’un terminal de paiement mobile sont basées sur le montant après taxes, il est acceptable de sélectionner l’option de 15 % après taxes. De plus, dans certaines circonstances, un établissement pourrait facturer un pourboire obligatoire supérieur à 15 %  (p. ex., pourboire de 18 % pour un service de traiteur pour un groupe). Les pourboires qui ne s’inscrivent pas dans ces lignes directrices ne seront pas remboursés.

19. Section 3 – Frais d’événements

19.1 Introduction

D’ordinaire, les événements ont trait au développement ou au soutien à long terme des affaires et de la gouvernance de la Société. Ils peuvent réunir tant des tierces parties intéressées que des employés.

19.2 Définition d’événement

On parle d’événement pour désigner la rencontre d’individus (que ce soient des employés ou des tierces parties) qui prennent part à des activités autres que les activités opérationnelles de la Société. Voici, sans toutefois s’y limiter, quelques exemples d’événements :

• les rencontres de la direction et des employés hors site;
• les conférences organisées par la Société;
• les remises de prix et de distinctions;
• les fêtes commanditées par la Société;
• la participation de plusieurs employés d’une même équipe à une même conférence externe (p. ex., un directeur et son gestionnaire, deux gestionnaires d’un même directeur, etc.).

Par souci de clarté :

• Les réunions d’affaires, opérationnelles et de gouvernance tenues à l’intérieur des installations de la Société ne sont pas considérées comme des événements.
• Les formations ne sont pas considérées comme des événements.

19.3 Définition d’activités opérationnelles

Les activités opérationnelles sont celles qui sont nécessaires à l’exécution du mandat et des services de la Société, notamment les services internes.
Sur le plan individuel, les activités opérationnelles sont celles qui vont de pair avec l’accomplissement des tâches qui sont assignées à chacun, telles qu’elles sont présentées dans les descriptions de postes, les mandats, les énoncés de travail et autres documents semblables.
On définit comme un événement tout regroupement de personnes dans un autre but que celui d’effectuer des activités opérationnelles.

19.4 Exemples d’événements

Réunion de la direction hors site, conférence nationale des Ventes, réunion publique annuelle, remise des Prix pour l’innovation en cybercommerce, séances de discussion ouverte.

19.5 Exigences relatives à l’approbation préalable

Les employés doivent obtenir une approbation préalable au moyen de l’outil de remboursement des employés du SAP avant d’engager des dépenses liées à un événement.

Le coût total de l’événement prévu détermine qui doit être l’autorité d’approbation. Le coût total d’un événement tient compte de choses comme (1) :

• les frais de conférence organisée à l’interne;
• les frais pour services professionnels (installation de matériel audiovisuel, interprétation simultanée, etc.);
• les frais de transport collectif (p. ex., un autocar nolisé);
• les frais de location d’installations;
• les frais d’accueil (coûts des aliments et des boissons) (2);
• les frais de divertissement;
• les pourboires et les frais de service;
• l’estimation des coûts de déplacement (transport, hébergement, repas et dépenses complémentaires) engagés par les personnes qui doivent assister à l’événement (3).

1. Lorsque plusieurs employés d’un même service doivent assister à une conférence à l’extérieur de nos locaux, les frais précédents doivent également comprendre les allocations de présence et les frais d’inscription. Un seul employé qui assiste à une conférence ne constitue pas un événement.
2. Les frais d’accueil en lien avec un événement sont également assujettis aux exigences énumérées à la section 2 de la présente politique.
3. Les frais de déplacement engagés par un employé afin de participer à un événement sont eux aussi assujettis à toutes les exigences de la section 1 de la présente politique.

Les frais de l’événement excluent les salaires et les coûts d’exploitation fixes qui tiennent plutôt des opérations courantes de la Société.                                                             

Événements
Autorité chargée de l’approbation préalable*	Seuil en dollars
Président du CA	100 000 $ +
Président	Moins de 100 000 $
PVP/VP	Moins de 50 000 $
DG	Moins de 10 000 $
Directeur	Moins de 1 000 $

* L’autorité chargée de l’approbation préalable nécessaire à un événement qui comporte des frais d’accueil est l’autorité supérieure au titre de la présente section ou de la section 2 (sur les frais d’accueil) de la présente politique.

19.6 Procédures de réservation des déplacements pour les réunions de groupe et les conférences organisées à l’interne

Toute unité fonctionnelle qui projette d’organiser un événement (réunion de groupe ou conférence organisée à l’interne) pour un groupe de personnes qui occuperont au moins dix chambres par nuit et qui voyageront vers la même destination devrait communiquer avec l’organisateur de la conférence. La directive est la même dans le cas d’une réunion ou d’une conférence qui requiert un budget de 10 000 $ ou plus, avec ou sans chambres d’hôtel.

20. Section 4 – Frais de conférences

20.1 Introduction

Les conférences et événements du genre offrent souvent des possibilités uniques d’échanges, de débats ou de discussions sur des sujets professionnels ou spécialisés, et permettent entre autres d’établir ou de préserver les relations nécessaires à la conduite des activités de la Société ou à l’exécution de son mandat principal. Les conférences sont souvent confiées à des organisations externes, et les participants doivent acquitter des frais pour y assister. À cette fin, les autorités d’approbation des conférences doivent être conscientes du devoir de prudence et des exigences en réclamant des pièces justificatives lorsqu’elles doivent approuver un déplacement au titre de la présente politique. Le nombre d’employés chargés d’assister à une conférence doit équivaloir au minimum nécessaire pour réaliser les objectifs de la Société.

20.2 Définition

On entend par « conférence » un congrès, un séminaire, un symposium ou toute autre rencontre officielle qui est, d’ordinaire, organisée par une tierce partie et dont les participants débattent d’une ou plusieurs questions ou sont informés des dernières nouveautés dans une discipline quelconque (p. ex., l’économie, la technologie, la gestion, etc.). Souvent, des conférenciers sont invités à prononcer une allocution devant des employés ou des participants qui ne sont pas des employés. Voici quelques exemples de conférences : la conférence de l’Union postale universelle (UPU), les conférences des organismes professionnels (juridiques, financiers, ressources humaines, ingénierie, etc.).

20.3 Exigences relatives à l’approbation préalable

Les frais de conférences nécessitent, au moyen de l’outil de remboursement des employés du SAP, l’approbation préalable officielle à tout le moins d’un directeur. Ceux qui occupent l’échelon de directeur et plus doivent obtenir l’approbation préalable de leur chef d’équipe immédiat.

Les employés doivent indiquer l’objectif d’affaire lié à la participation à une conférence (p. ex., une formation, présence à titre de présentateur).

Lorsqu’il faut se déplacer pour assister à une conférence, la demande d’approbation préalable doit être accompagnée d’une estimation des frais de conférences et des frais de déplacement transmise par l’outil SAP.

Lorsque plusieurs employés d’une même équipe (p. ex., un directeur et son gestionnaire, deux gestionnaires relevant du même directeur, etc.) doivent se rendre à une même conférence, on parle alors d’un événement qui est assujetti à toutes les exigences de la section 3 de la présente politique.

21. Section 5 – Autres dépenses remboursables engagées par les employés

21.1 Introduction

Il est possible de demander le remboursement d’autres dépenses d’ordre professionnel (qui ne sont pas liées à un déplacement, un accueil, un divertissement ou un événement) au moyen du procédé de remboursement des dépenses de l’employé comme on le décrit ci-dessous.

Ce procédé ne doit en aucun cas servir à contourner d’autres procédés d’approvisionnement (p. ex., Ariba), à éviter une approbation obligatoire ou à acheter des articles qui ne sont pas approuvés par Postes Canada.

Dans le cas des articles requis de façon périodique et ne figurant pas dans Ariba (ou qui n’ont pas d’équivalents), il faut communiquer avec la Gestion de l’approvisionnement pour obtenir de l’aide.

21.2 Exigences relatives à l’approbation préalable

Avant d’engager toute « autre dépense remboursable », les employés doivent obtenir l’approbation préalable officieuse de leur chef d’équipe immédiat. Une approbation préalable officieuse peut être donnée verbalement ou par écrit (par courriel).

21.3 Dépenses admissibles

Les employés peuvent demander le remboursement des autres dépenses d’ordre professionnel suivantes au moyen du procédé de remboursement des employés, sous réserve des politiques applicables en vigueur. Toutes les dépenses doivent être accompagnées des reçus originaux détaillés. Les bordereaux et les relevés de carte de crédit ne sont pas considérés comme des reçus.

• chaussures de sécurité pour tout employé qui ne participe pas au programme des uniformes;
• frais d’évaluation médicale (à la demande de Postes Canada seulement);
• livres et abonnements se rattachant aux activités de l’entreprise et offrant à l’employé un soutien dans le cadre de ses fonctions;
• frais de formation, dans le cadre d’un plan de formation préapprouvé;
• scolarité (p. ex., cours, séminaires, droits de scolarité, etc.), dans le cadre d’un plan de formation préapprouvé;
• frais d’adhésion aux associations professionnelles ou d’affaires si l’adhésion se rattache aux activités professionnelles et offre à l’employé un soutien dans le cadre de ses fonctions ou si elle est prescrite par l’entremise d’une convention collective;
• fournitures de bureau ou de consommation et d’entretien dont le coût est inférieur à 50 $ et qui ne figurent pas déjà dans Ariba;
• fleurs portées au compte de Postes Canada en cas de décès d’un employé, de son conjoint, de son enfant ou d’un enfant de son conjoint. Plutôt que des fleurs, un don peut être offert au nom de Postes Canada à l’œuvre de bienfaisance désignée. Les dons et les commandites sont interdits en vertu de la présente politique.
• Les employés des Opérations qui ne reçoivent pas de téléphone cellulaire de la Société peuvent se servir de leurs téléphones personnels pour faire des appels d’ordre professionnel qui sont raisonnables et nécessaires à la conduite des affaires, à la condition de joindre leurs factures originales à leurs demandes de remboursement.

21.4 Soumission des demandes de remboursement de dépenses

Réclamations des frais

Annexe 1

Indemnités de repas et d’hébergement de nuit et indemnité pour faux frais (taux journaliers)

Indemnités journalières	Can. et É.-U.*	Yukon et Alaska	T.N.-O.	Nunavut
Indemnités de repas (taxes et pourboires compris)
Déjeuner	23,60 $	24,35 $	26,80 $	29,60 $
Dîner	23,90 $	22,35 $	32,55 $	35,90 $
Souper	58,60 $	64,45 $	69,60 $	95,65 $
TOTAL	106,10 $	111,15 $	128,95 $	161,75 $
Indemnité pour frais accessoires	17,30 $	17,30 $	17,30 $	17,30 $
Hébergement non commercial privé	50,00 $	50,00 $	50,00 $	50,00 $

* Les indemnités pour la partie continentale des États-Unis sont les mêmes qu’au Canada, sauf qu’elles sont payées en devises américaines.

Pour connaître les taux à l’international, veuillez consulter le Conseil national mixte.

Annexe 2

Taux de kilométrage, cents par kilomètre

Province ou territoire	Premiers 12 900 km	Taux demandés
Alberta	50 ¢	12 ¢
Colombie-Britannique	54 ¢	13 ¢
Île-du-Prince-Édouard	53 ¢	12 ¢
Manitoba	51 ¢	12,5 ¢
Nouveau-Brunswick	54 ¢	12,5 ¢
Nouvelle-Écosse	55 ¢	11 ¢
Nunavut	55 ¢	21 ¢
Ontario	57 ¢	12,5 ¢
Québec	55 ¢	13 ¢
Saskatchewan	50 ¢	12,5 ¢
Terre-Neuve	57 ¢	14 ¢
Territoires du Nord-Ouest	61 ¢	21 ¢
Yukon	62 ¢	20,5 ¢

Annexe 3

Définitions

Accueil

On parle d’accueil pour désigner les repas, les boissons ou les rafraîchissements qui sont servis à des intervenants externes ou des employés pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole, et qui sont nécessaires à la conduite et au développement efficaces et efficients des affaires de la Société.

Activités de divertissement

On parle de divertissement pour désigner les amusements et les distractions offerts à des intervenants externes ou des employés qui comprennent, sans toutefois s’y limiter, la tournée d’endroits dignes d’intérêt et d’autres activités similaires pour des motifs qui relèvent de la courtoisie, de la diplomatie et du protocole.

Activités opérationnelles

Les activités opérationnelles sont celles qui sont nécessaires à l’exécution du mandat et des services de la Société, notamment les services internes.
Sur le plan individuel, les activités opérationnelles sont celles qui vont de pair avec l’accomplissement des tâches qui sont assignées à chacun, telles qu’elles sont présentées dans les descriptions de postes, les mandats, les énoncés de travail et autres documents semblables.
On définit comme un événement tout regroupement de personnes dans un autre but que celui d’effectuer des activités opérationnelles.

Conférence

On entend par conférence un congrès, un séminaire, un symposium ou toute autre rencontre officielle qui est, d’ordinaire, organisée par une tierce partie et dont les participants débattent d’une ou plusieurs questions ou sont informés des dernières nouveautés dans une discipline quelconque (p. ex., l’économie, la technologie, la gestion, etc.). Souvent, des conférenciers sont invités à prononcer une allocution devant des employés ou des participants qui ne sont pas des employés. Voici quelques exemples de conférences : la conférence de l’Union postale universelle (UPU), les conférences des organismes professionnels (juridiques, financiers, ressources humaines, ingénierie, etc.).

Employé en déplacement local

Tout voyage d’affaires survenant dans l’environnement de travail habituel d’un employé et qui nécessite l’utilisation de taxis, des transports en commun, d’un véhicule personnel, d’un véhicule de location ou d’un véhicule du parc, et qui ne nécessite pas de services d’hébergement pour la nuit.

Employé en déplacement non-local

Tout déplacement qui nécessite une réservation de billets d’avion ou de train, ou une réservation relative à des services d’hébergement.

Événement

On parle d’événement pour désigner la rencontre d’individus (que ce soient des employés ou des tierces parties) qui prennent part à des activités autres que les activités opérationnelles de la Société. Voici, sans toutefois s’y limiter, quelques exemples d’événements :

• les rencontres de la direction et des employés hors site;
• les conférences organisées par la Société;
• les remises de prix et de distinctions;
• les fêtes commanditées par la Société;
• la participation de plusieurs employés d’une même équipe à une même conférence externe. (p. ex., un directeur et son gestionnaire, deux gestionnaires d’un même directeur, etc.).

Par souci de clarté :

• les réunions d’affaires, opérationnelles et de gouvernance tenues à l’intérieur des installations de la Société ne sont pas considérées comme des événements.
• les formations ne sont pas considérées comme des événements.

Formation

Sont considérés comme frais de formation les montants versés pour participer à des activités d’apprentissage formel, qui comprennent un plan de cours et des objectifs d’apprentissage établis, et dont le but premier est de permettre aux participants de maintenir ou d’acquérir des compétences ou des connaissances.

Rafraîchissements

Les rafraîchissements comprennent les boissons ou la nourriture (p. ex., les collations), ou les deux, servis entre les repas.

Réception

On parle de réception pour désigner un événement se déroulant pendant une période prolongée au cours duquel on peut servir de la nourriture afin d’apaiser la faim des participants et à la suite duquel on peut servir un repas.