Préposé, Optimisation des ressources

Description de l'emploi

Le commis, Optimisation des ressources est responsable de la réalisation des mesures de dotation pour les employés participant aux opérations de traitement, de levée, de livraison et de vente au détail conformément aux conventions collectives en vigueur, ainsi que de la mise en œuvre des procédures administratives et de soutien appropriées afin de veiller à l’exactitude et à la rapidité de ces mesures. Le commis, Optimisation des ressources est responsable de la réalisation et de l’administration de toutes les tâches liées au mouvement des employés au sein de ces groupes, y compris les listes, les horaires, les soumissions, les démarchages, les rapports et les communications connexes avec les employés, ainsi que du programme de rendement interne pour tous les employés nommés pour une période déterminée à l’intérieur de leur territoire. Le titulaire de ce poste est tenu d’offrir un soutien administratif connexe, ainsi qu’une formation et un soutien en cours d’emploi aux nouveaux commis du groupe. Pour s’acquitter de ces tâches, il doit avoir une connaissance approfondie des articles pertinents des diverses conventions collectives et peut être tenu de travailler de soir ou de nuit.
 

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de préposé, optimisation des ressources :

1.    Administre, contrôle et coordonne toutes les activités de dotation liées à la présentation et à la confirmation des postes disponibles, aux exigences relatives aux postes, aux promotions, aux rétrogradations, aux mutations et à l’affectation du personnel permanent et nommé pour une période déterminée, y compris la supplantation et le congédiement d’employés nommés pour une période déterminée et le placement des employés avec invalidité partielle permanente. Ces activités doivent être menées conformément à la convention collective pertinente et réalisées en temps opportun. Le cas échéant, s’assure que les employés satisfont aux exigences liées aux postes pour lesquels ils sont nommés (p. ex. un permis de conduire) et que les employés obtiennent la formation requise (p. ex. une formation de facteur).

2.    Reçoit les demandes de mutation, veille à l’intégrité et à la conformité des données, prépare et amorce des activités liées aux offres d’emploi et à la nomination automatique, tient à jour des listes des postes vacants et des mutations et procède à la dotation en fonction des exigences opérationnelles et de chacune des conventions collectives. Crée et produit des feuilles de démarchage ou de soumission, effectue un suivi opportun auprès des sections et quarts de travail et communique avec les candidats et la direction concernant le processus de mutation afin de veiller au respect des conventions collectives et à l’intégrité des données.

3.    Saisit tous les mouvements des employés dans les systèmes de la Société en s’assurant de l’exactitude et de l’intégralité des renseignements et du respect des échéances. Communique avec les fonctions de gestion et de soutien afin de s’assurer que les employés sont rémunérés de façon adéquate. Examine les cas d’anomalies relatives à la paie au premier niveau et résout ces écarts ou les transmet aux échelons supérieurs. Vérifie le codage des postes afin de veiller à l’intégrité de tous les renseignements informatisés.

4.    Tient à jour et administre les systèmes et les processus requis pour une gestion efficace des employés temporaires. Cela comprend une vérification visant à s’assurer que les demandes sont conformes aux procédures axées sur les besoins en matière de services, la détermination et la mise à jour des dates d’ancienneté, la préparation et l’affichage de diverses listes y compris une liste des mutations, le suivi des affectations des employés temporaires afin de s’assurer que leur travail est conforme aux conventions collectives pertinentes, la résolution des problèmes mineurs avec les différents syndicats et le signalement des problèmes majeurs auprès des parties concernées, la coordination et le suivi auprès des clients internes afin d’identifier les employés nommés pour une période déterminée offrant un mauvais rendement et d’adopter les mesures nécessaires pour le congédiement, ainsi que la réalisation de vérifications courantes des dossiers des employés afin de s’assurer que des évaluations adéquates et régulières sont effectuées.

5.    Crée, administre et coordonne les divers processus de démarchage et de soumission, y compris la conformité des processus, la mise à jour des documents appropriés et la communication des résultats aux intervenants concernés.  
 

Responsabilités professionnelles (suite)

6.    Maintient une connaissance approfondie des politiques, des processus et des systèmes relatifs au mouvement des employés et se tient au courant des modifications pertinentes apportées aux conventions collectives, aux politiques et aux directives de la Société, etc. Met ces connaissances en pratique dans le cadre d’une interaction professionnelle avec les représentants syndicaux locaux et régionaux, les superviseurs et la direction, les Relations du travail et autres intervenants. Répond aux demandes, cerne les points en litige, détecte les erreurs et en réfère aux parties concernées, au besoin. Offre un encadrement et un soutien aux gestionnaires de premier niveau quant aux procédures, systèmes et transactions pouvant influer sur la rémunération. Résout les problèmes mineurs avec les divers syndicats et représentants locaux de la direction et peut être tenu de participer aux réunions de consultation syndicales-patronales.  

7.    Tient à jour une base de données afin de fournir à la direction et aux syndicats des renseignements fiables et complets concernant les listes des mutations, les dates d’ancienneté, le classement arbitraire de l’ancienneté, les dates de service continu, les données sur le personnel, etc. L’exactitude et l’intégrité des données sont essentielles à un processus décisionnel efficace. 

8.    Prépare, tient à jour et met à jour les différents horaires et les différentes listes, y compris les horaires de travail, les listes des mutations, les horaires de congés annuels et de préretraite, les listes des heures occasionnelles pour les périodes de probation ainsi que les listes des droits des employés (uniformes, indemnités pour bottes, etc.).

9.    Maintient une connaissance pratique et une maîtrise des divers systèmes par menus ainsi que des divers progiciels de la Société. Tient ses connaissances à jour en matière de création et de modification de lettres, de tableurs, de tableaux et de documents de présentation à l’aide des versions actuelles des logiciels de la Société. 

10.    Offre un soutien administratif connexe à la section, y compris la tenue de dossiers exacts, la préparation et la mise à jour de divers outils internes tels que les registres et les listes, la mise à jour des documents relatifs aux procédures et pratiques du groupe, la préparation et la distribution de la correspondance, la réponse aux demandes, etc.
 

Critères d’admissibilité

Formation

•    Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale) est exigé ET 

•    Avoir réussi un ou des cours postsecondaires (collège ou université) dans un domaine connexe pourrait être exigé. 

Expérience

•    Une à trois années d’expérience de travail pertinente.

Autres exigences

•    Possibilité de quarts de travail en soirée ou pendant la nuit.

•    Connaissance des procédures d’établissement du calendrier.

•    Connaissance du SAP et des logiciels Microsoft Office (p. ex. Excel, Access, Word, PowerPoint et Outlook).

•    Connaissance de la gestion de la base de données.
 

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