Coordonnateur administratif

Description de l'emploi

Le titulaire du poste offre un soutien administratif complet pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation du directeur et agit en tant que personne-ressource en matière d’information et de communications pour les employés, les représentants syndicaux, les clients ainsi que la direction locale, régionale et nationale à Postes Canada.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de coordonnateur administratif.

• Collaborer avec les autres membres de l’équipe. Veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des tâches principales en établissant le calendrier de production et de livraison, en préparant le matériel, en prenant note des progrès réalisés et en assurant le suivi auprès des intervenants clés. Les activités comprennent notamment l’établissement des calendriers des congés, les entrées dans le SAP, la correspondance présidentielle et les demandes adressées à l’ombudsman.

• Exercer le pouvoir qui lui est délégué de gérer le compte de courrier électronique du directeur. Procéder à l’ouverture et au tri des fichiers électroniques, en assurer la gestion et en établir la priorité, en plus de donner suite aux demandes de renseignements généraux et autres provenant du personnel. Faire suivre des courriels ou le courrier reçu qui nécessitent une réponse d’un employé expert dans le domaine concerné.

• Créer des calendriers de réunions et de projets pour le directeur, ce qui comprend la coordination du calendrier principal par la réception et l’examen des demandes liées à l’horaire, la gestion des calendriers, la prise de rendez-vous, l’établissement du calendrier des réunions et le repérage des conflits d’horaire éventuels.

• Tenir à jour un système de classement principal (électronique ou papier) pour le bureau, ce qui comprend la correspondance, le paiement des factures, les registres de congés, le remboursement des dépenses, les renseignements généraux à des fins d’archivage et de récupération.

• Se charger des réservations de voyage pour le directeur et d’autres membres de l’équipe. Planifier les itinéraires et préparer au retour des voyageurs les rapports sur les frais de déplacement. Aider à préparer les documents d’information, s’il y a lieu.

Responsabilités professionnelles (suite)

• Participer à la gestion du budget du bureau, ce qui comprend la comptabilité, la tenue de dossiers et les rapports. Acheter les fournitures de bureau de base et confirmer la réception des achats. Examiner toutes les demandes de remboursement des frais et vérifier que divers éléments respectent les renseignements relatifs au plan comptable de la Société. Préparer des rapports en vue de leur autorisation de paiement.

• Fournir du soutien au directeur en collaborant à la rédaction de courriels et à la préparation de communications écrites. S’acquitter de diverses tâches de bureau comme répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, faire des photocopies, envoyer des télécopies, traiter des demandes de paiement et tenir à jour un système de classement principal.

• Coordonner les activités et les documents relatifs aux réunions, aux conférences téléphoniques et aux conférences régionales dans lesquelles le directeur joue un rôle central. Préparer les programmes, la logistique et les communications relatives aux préparatifs, et, au besoin, préparer et distribuer les procès-verbaux, y compris le suivi auprès des chefs pertinents relativement aux mesures de suivi en suspens. Organiser les exigences liées aux réunions, comme les salles de conférence, les services de traiteur, le matériel audiovisuel et autres.

• Participer à des tâches visant à mieux faire comprendre l’organisation, notamment en remettant en question les idées reçues. Participer à des activités de formation et de perfectionnement professionnel afin d’accroître l’efficacité et d’acquérir de nouvelles connaissances. Au besoin, offrir de la formation et de l’orientation aux nouveaux employés.

• Préparer et entreprendre des projets spéciaux et en assumer la responsabilité conformément aux exigences du supérieur hiérarchique et selon les besoins de la direction.

Critères d’admissibilité

Formation

• Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale).
• La réussite de cours postsecondaires (collège ou université) pourrait être exigée.

Expérience

• Aucune expérience de travail antérieure requise. Autres exigences
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Access.
• Capacité d’utiliser des appareils comme des ordinateurs de bureau, des télécopieurs, des photocopieurs, des numériseurs et des systèmes téléphoniques et de vidéoconférence.
• Excellentes compétences en rédaction.
• Excellentes compétences pour l’organisation, l’établissement des priorités et la gestion du temps.
• Capacité de composer avec des délais serrés et souvent imprévisibles ou conflictuels.

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