Agent, Approvisionnement

Description de l'emploi

L’agent des achats est chargé de diriger, planifier, mener et contrôler tous les aspects des initiatives et activités d’approvisionnement qui lui sont confiées en qualité de fondé de signature et de veiller à ce que ces activités soient conformes aux obligations légales.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’agent des achats.

• Entreprendre et soutenir la planification avec des groupes de clients, diriger des équipes interfonctionnelles dans le cadre du processus d’approvisionnement et de passation de contrats, préparer et publier les documents requis par l’ALENA et les demandes de propositions ou de prix.

• Présider aux réunions d’éclaircissements avec les fournisseurs, coordonner les réponses de précisions et s’assurer que tous les critères d’évaluation sont complets et valides.

• Diriger et mener l’évaluation de propositions, évaluer et analyser les exigences complexes de la Société pour assurer le coût le plus bas possible pour le cycle de vie donné.

• Planifier et préparer les stratégies d’approvisionnement pour les négociations en analysant les renseignements économiques et financiers disponibles et résumer les discussions complexes en modèles mathématiques appropriés.

• Mener les négociations pour l’acquisition de biens et services, négocier des solutions rentables, atténuer les risques, préparer, évaluer et négocier les modalités, les conditions et les tarifs des contrats en respectant un calendrier strict, établir les contrats et la documentation de soutien connexe en s’assurant que les documents définissent pleinement les conditions.

Responsabilités professionnelles (suite)

• Demander l’avis et le soutien de la clientèle et des responsables des budgets afin d’assurer une compréhension et une entente mutuelles des approches de négociations et des cibles de la Société

• Présider les conférences de soumissionnaires; mettre en œuvre les politiques, les procédures et les normes de contrôle de la qualité de la Société, préparer des séances d’information pour répondre aux cadres et des comptes rendus à l’intention des fournisseurs pour répondre aux possibles poursuites judiciaires de fournisseurs; octroyer des contrats aux fournisseurs ou aux entrepreneurs retenus et aviser les soumissionnaires non retenus; établir des documents contractuels.

• Assurer le rendement des fournisseurs et la prestation de tous les éléments des biens et des services de manière conforme à l’énoncé des exigences et des spécifications

• Surveiller les produits à livrer en vertu du contrat et s’assurer que tous les éléments des biens ou des services sont exécutés conformément à la portée du travail; cerner et résoudre les problèmes entre le fournisseur et les clients et résilier les contrats en raison du non-respect des obligations qui y sont prévues.

• Expliquer et interpréter les politiques et les procédures d’approvisionnement pour les clients, cerner et recommander des changements, négocier les calendriers d’approvisionnement avec les clients et les fournisseurs, analyser et établir les possibilités de consolider des exigences permettant d’augmenter l’efficacité, d’améliorer le service et de réduire les coûts.

Critères d’admissibilité

Formation

• Détenir un diplôme d’études universitaires ou collégiales dans un domaine connexe.

Expérience

• De deux à cinq années d’expérience de travail pertinente.

Autres exigences

• Une certification PMAC ou CSCMP ou en cours d’obtention serait un atout

Autres informations

EXIGENCES ESSENTIELLES 
 
Connaissances 
•    Expérience liée à l’approvisionnement en matière de services professionnels, un atout.
•    Expérience en approvisionnement du secteur public et en droit des contrats d’approvisionnement, un atout.
•    Expérience de travail et de direction d’activités d’approvisionnement de bout en bout visant des exigences complexes, stratégiques et de grande valeur, y compris la sollicitation, les évaluations, les négociations de modalités contractuelles, l’attribution de contrats et les comptes rendus aux fournisseurs.
•    Expérience d’utilisation du système SAP Ariba, un atout.
 
Compétences et aptitudes 
•    Capacité à remplir les fonctions d’expert en matière d’approvisionnement pour la fonction client appropriée et à appliquer son sens éprouvé de l’organisation et sa connaissance des produits, services et procédés de Postes Canada pour atteindre l’excellence du service.
•    Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale, y compris pour préparer et faire des présentations efficaces.
•    Compétences en préparation et mise en œuvre de plans d’approvisionnement.
•    Amorcer, diriger, planifier et gérer les étapes critiques des projets d’approvisionnement afin de s’assurer que les délais sont respectés pour les réapprovisionnements, les nouveaux approvisionnements et les approvisionnements futurs avec les groupes de clientèle. 
•    Expérience dans la préparation, la négociation et l’exécution de contrats. Capacité à diriger les négociations pour l’acquisition de biens et services, négocier des solutions rentables, atténuer les risques, évaluer et négocier les modalités, les conditions et les tarifs des contrats en respectant un calendrier strict, et établir les contrats et la documentation de soutien connexe en s’assurant que les documents définissent pleinement les conditions. 
•    Expérience dans la publication et l’évaluation des demandes de proposition, des demandes d’information, des demandes de prix et des soumissions. Diriger, mener ou faciliter les évaluations des propositions afin d’assurer l’équité, la transparence et l’absence de parti pris pour atteindre l’objectif d’approvisionnement et la meilleure proposition de valeur pour la Société. 
 
Qualités personnelles 
•    Entregent. 
•    Sens de l’initiative, fiabilité et souci du travail bien fait. 
•    Jugement sûr, tact et discrétion. 
•    Personne dévouée, qui apprend rapidement et qui s’adapte bien aux changements. 
•    Capacité à résoudre efficacement les problèmes.