Analyste, Contrôle des opérations, Gestion de la relation client, Finances 1

Description de l'emploi

L’analyste, Contrôle des opérations, GRC, Finances assure le traitement exact, complet et en temps opportun des commandes commerciales dans les systèmes financiers de Postes Canada et dirige ou participe à des projets permettant l’amélioration continue des systèmes de rapports financiers de Postes Canada.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’analyste, Contrôle des opérations, GRC, Finances.

• Cerner, analyser et créer des stratégies, planifier et coordonner la conception, l’élaboration et la mise en œuvre d’améliorations des procédés administratifs et surveiller les commandes commerciales afin d’en assurer le traitement exact, complet et en temps opportun. Recommander à la haute direction des secteurs prioritaires en vue d’une prochaine élaboration ou amélioration. Participer à la planification d’urgence en cas d’interruption de travail en ce qui concerne la facturation des transactions commerciales.

• Gérer et coordonner, en conjonction avec d’autres divisions à l’interne ainsi que des divisions de clients à l’externe, les changements technologiques, les études des incidences sur les employés, les études de faisabilité, les analyses coûts-avantages, les vérifications spéciales, la planification de la mise en œuvre, l’assurance de la qualité, etc., afin de s’assurer que les procédés administratifs sont modifiés efficacement, économiquement et de façon fluide.

• Superviser et coordonner le travail d’autres employés dans le cadre de tâches particulières et avoir la responsabilité d’une équipe d’employés syndiqués chargée de réaliser ces tâches. Lancer le processus de dotation en personnel syndiqué au besoin. Participer à tous les aspects du processus de dotation.

• Contrôler et surveiller les commandes commerciales dans SAP afin de s’assurer qu’elles sont traitées conformément aux préférences de facturation des clients. Coordonner la production de rapports de surveillance des commandes quotidiennes, traiter les dossiers de GRC conformément aux normes et attribuer les commandes suspendues aux fins de correction et de production de rapports hebdomadaires afin d’assurer l’établissement des IRC opérationnels.

• En collaboration avec l’Approvisionnement et d’autres services pertinents, participer à l’élaboration et l’évaluation des demandes de proposition (DP) ou des demandes d’information (DI) émises à l’appui des améliorations ou des ajouts aux procédés opérationnels prévus. Effectuer les tâches associées à l’évaluation financière et l’évaluation des solutions de rechange.

Responsabilités professionnelles (suite)

• Contrôler, surveiller et produire des rapports sur les factures des fournisseurs afin de s’assurer que les coûts respectent les budgets établis. L’approbation des factures sera nécessaire, à l’aide de vérifications spéciales et de la réception des biens afin de s’assurer que les fournisseurs respectent les exigences de DP.

• Créer des scripts pour le chargement automatique (Winshuttle) qui seront utilisés par d’autres services et membres de l’équipe et qui permettront le traitement efficace des commandes du SAP. Collaborer avec l’équipe de soutien d’Innovaposte et de Winshuttle pour effectuer du dépannage et trouver des solutions pour les scripts qui ne fonctionnent pas. Planifier, élaborer et réaliser des essais lors du lancement de nouveaux logiciels.

• Concevoir, élaborer et tenir à jour des documents relatifs aux commandes et à la formation afin de soutenir les changements administratifs ou de procédés de systèmes nouveaux ou révisés.

• Approuver la facturation hebdomadaire et mensuelle associée à la facturation de la clientèle commerciale. Approuver les changements de systèmes en vue de la production reliée aux commandes commerciales. Créer et approuver des charges à payer associées aux commandes commerciales non facturées et aux coûts des fournisseurs non traités.

• Se tenir au courant des dernières réalisations en matière de technologies, de pratiques commerciales, de vérifications et d’outils et techniques informatiques pertinents.

Critères d’admissibilité

Formation

• Détenir un diplôme post-secondaire dans une discipline reliée aux affaires, au commerce ou à la comptabilité.

Expérience

• Une à trois années d’expérience en mise en œuvre de changements de procédés administratifs ou en gestion des changements.

Autres exigences

• Connaissance approfondie des logiciels MS Office, notamment en ce qui concerne l’analyse de données à l’aide de MS Excel ou MS Access.
• Aptitudes pour la prise de décisions et la résolution de problèmes.
• A de l’influence et des capacités supérieures relatives à la négociation et à la gestion des relations.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Excellente orientation au service à la clientèle.
• Titre professionnel en comptabilité un atout.

Autres informations

Exigences essentielles 

Connaissances

•    Solide compréhension des principes financiers et comptables, y compris la facturation, les charges à payer et le contrôle des coûts.

•    Connaissance pratique de la gestion des commandes S4, de la facturation et de la facturation

•    Maîtrise des systèmes CRM et Power BI pour la création de rapports et la visualisation des données.

•    Maîtrise avancée de Microsoft Excel (tableaux croisés dynamiques, XLOOKUP/VLOOKUP, Power Query, validation des données, macros) et de la suite Microsoft Office complète (Word, PowerPoint, Access, Outlook, Teams).

•    Connaissances avérées en analyse de données, rapprochement financier et précision des rapports.

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Compétences

•    Analyser des ensembles de données financières et opérationnelles complexes afin de dégager des tendances, d'identifier les lacunes et de recommander des améliorations.

•    Communiquer efficacement avec les équipes interfonctionnelles, notamment les équipes financières, informatiques, commerciales, produits, opérations et service client.

•    Faire preuve d'un esprit critique et d'une grande capacité à résoudre les problèmes afin de résoudre les difficultés et d'aider à la prise de décision.

•    Faire preuve d'un esprit collaboratif et s'engager en faveur de l'amélioration continue et de l'excellence opérationnelle.

•    Gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution avec calme et efficacité.

•    Résoudre les problèmes de facturation, effectuer une analyse des causes profondes et réaliser des tests du système si nécessaire.

Compétences requises

• Expérience démontrée dans le domaine de la finance, de la facturation ou de la gestion des commandes commerciales.

•    Capacité avérée à travailler en collaboration avec différents services et avec des parties prenantes externes afin d'atteindre les objectifs opérationnels.

•    Grand souci du détail, avec un accent particulier sur la conformité, la précision et le respect des délais.

•    Capacité d'adaptation et esprit d'initiative avérés pour répondre à l'évolution des technologies et des besoins de l'entreprise.

•    Engagement à se former en continu et à se tenir au courant des meilleures pratiques du secteur et des nouveaux outils.