Adjoint administratif

Description de l'emploi

Le titulaire du poste fait preuve de leadership dans le soutien des fonctions essentielles de bureau, y compris la coordination des mesures prioritaires, le contrôle de la correspondance, la liaison entre les services et la prestation de conseils, de communications, de renseignements, d’analyses et d’interprétations.

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’adjoint administratif.

• Coordonner toutes les mesures prioritaires au sujet de renseignements assortis d’un délai critique, de situations ou de conditions de nature à mettre la Société dans l’embarras ou à l’exposer à la critique si l’on n’y donne pas suite rapidement, discrètement et avec tact, et assurer des suivis rapides et efficaces.

• Coordonner la réception des propositions et des réponses du Conseil d’administration par rapport aux décisions des comités de gestion ainsi que les demandes de renseignements supplémentaires auprès du siège social et des divisions.

• Rédiger les documents et les exposés, y compris les documents d’information pour les comités de la haute direction.

• Protéger les renseignements confidentiels, sensibles et personnels.

• Contrôler la correspondance reçue et à expédier, en favorisant la communication de réponses rapides et efficaces moyennant un minimum de ressources.

Responsabilités professionnelles (suite)

• Agir à titre de représentant désigné et de délégué à des comités et autres forums autant au siège social que dans les régions.

• Recueillir et remettre des renseignements sur la communauté aux employés du siège social et dans les régions en se fondant sur une analyse minutieuse et sur l’évolution des répercussions éventuelles.

• Entreprendre des projets spéciaux, au besoin, en utilisant les ressources du siège social ou des régions. Effectuer une analyse et formuler des recommandations, le cas échéant.

• Superviser indirectement d’autres secrétaires du secteur, en leur fournissant une orientation et des normes concernant l’uniformité des procédures.

• Accomplir d’autres fonctions, p. ex. prendre les dispositions nécessaires pour les voyages et l’hébergement; faire les demandes de chèques; préparer les demandes de remboursement de frais de voyage; préparer les budgets, notamment les analyses des écarts mensuelles et à la fin de l’année; préparer les rapports SIVMO, présenter les demandes concernant le matériel, les fournitures et l’équipement, ainsi que les réparations et l’entretien du matériel de bureau.

Critères d’admissibilité

Formation

• Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale). 
• La réussite de cours postsecondaires (collège ou université) pourrait être exigée.

Expérience

• D’un à trois ans d’expérience à un poste de secrétaire ou d’adjoint administratif au niveau de la haute direction seront considérés comme un atout.

Autres exigences

• Très bonnes compétences en informatique, particulièrement avec les programmes Microsoft Office. 
• Excellentes compétences en gestion organisationnelle et en gestion du temps.
• Bonnes compétences interpersonnelles.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

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